Studio Cortelli

Consulenza a 360° nella gestione della vostra impresa.

Dove professionalità e tecnologia si fondono verso il successo.

Attività

Avendo maturato le competenze tecniche sia nel settore economico, contabile e fiscale che in quello tecnologico ed informatico, sono in grado di offrire alle aziende una visione totalmente innovativa della gestione aziendale, che unisca gli aspetti gestionali a quelli tecnologici, per affiancare l'imprenditore ad ogni passo della sua attività.

In particolare offro alle PMI (Piccole e Medie Imprese), prevalentemente società di capitali (Srl, piccole SpA, Coop), consulenza e servizi in questi ambiti:

- Consulenza aziendale e controllo di gestione;
- Impostazione ed automazione dei processi;
- Gestioni amministrative e contabili;
- Consulenza amministrativa, contabile e fiscale;
- Consulenza informatica e sviluppo software.

Opero sia in presenza, recandomi periodicamente presso la sede aziendale, in modo da potere comprendere di persona come è organizzata e strutturata l'impresa, sia da remoto.

Per ragioni logistiche, l'attività in presenza posso offrirla nelle province di Trento, Bolzano e limitrofe (Verona, Vicenza, Padova, Brescia, Mantova), mentre da remoto sono in grado di seguire clienti in tutta Italia. Gli strumenti tecnologici moderni forniscono infatti molte possibilità nella gestione da remoto, ecco perché è possibile fornire un servizio di consulenza anche ad aziende fisicamente distanti.

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Consulenza aziendale e controllo di gestione

L'analisi e la consulenza della gestione aziendale ha l'obiettivo di affiancare l'imprenditore nell'impostazione della gestione e nel supporto a 360 gradi nell'esercizio dell'attività.

L'obiettivo è di analizzare nel dettaglio la performance ed il funzionamento dell'azienda, evidenziando le differenti aree di perdita e di utile, per fornire all'impresa tutti quegli elementi che permettano poi di impostare le strategie migliori. Gli imprenditori hanno infatti necessità di avere una figura di riferimento che li segua costantemente nel corso dell'attività e che sia in grado di guidarli negli aspetti tecnici ed economici della gestione.

Tra le altre cose riveste sempre un aspetto cruciale la gestione del magazzino, con il calcolo dei margini di ricarico, naturalmente dettagliati per clienti, zone, categorie merceologiche, articoli, in maniera necessiaramente personalizzata e quindi anche al di là delle elaborazioni e stampe di base offerte dal software gestionale in uso. Nell'analisi della gestione si entra poi nel dettaglio dei vari aspetti, diversi azienda per azienda.

È altresì importante focalizzare anche aspetti che a prima vista possono sembrare scontati, ma che invece non lo sono affatto, perché possono nascondere complessità anche importanti, come la valorizzazione delle rimanenze, la valutazione dei beni obsoleti, i processi per i carichi e gli scarichi, le procedure di controllo dei dati, la verifica puntuale tra magazzino e contabilità, nonché con gli ordini (quando gestiti), le modalità di bollettezione (DDT) e di fatturazione, l'analisi per aree omogenee, solo per fare un esempio.

Per la aziende industriali o artigianali l'attività da porre in essere è necessariamente più complessa in quanto è fondamentale impostare e/o verificare che sia presente una puntuale analisi dei costi di produzione, che a sua volta richiede una corretta impostazione della distinta base, oppure a seconda dei casi, nel caso di produzioni su commessa, va impostata una corretta gestione delle commesse. Normalmente questi sono aspetti già gestiti dal software gestionale in uso, da cui si possono poi implemmentare delle elaborazioni avanzate e personalizzate nell'ambito di una contabilità analitica.

Ho inoltre maturato una significativa esperienza con le attività di servizi, come imprese di pulizia, di vigilanza, ambulatori, impiantistica e gestione cantieri, in cui diventa essenziale per prima cosa un'impostazione fluida e completa dell'area operativa, della gestione del personale e delle relative attività inclusi i relativi controlli. Per queste aziende è tra l'altro fondamentale impostare dei sistemi il più possibile automatizzati per l'organizzazione ed il monitoraggio delle attività abituali e periodiche in base alla frequenza prevista ed agli obblighi contrattuali con i clienti. Anche in questi casi, per analizzare la redditività e la performance aziendale, dai dati di gestione si va sempre ad analizzare nel dettaglio le lavorazioni, le commesse, i cantieri e così via, per comprendere a fondo il funzionamento dell'azienda, i suoi punti di forza e di debolezza, impostando di conseguenza degli adeguati sistemi di monitoraggio e di controllo.

La consulenza di gestione si estende naturalmente anche a tutta l'area finanziaria, con l'analisi delle fonti di finanziamento, dei rapporti con le banche, della gestione degli affidamenti e delle eventuali garanzie, nell'ottica di rendere l'azienda sempre più indipendente dal patrimonio personale dei soci, nonché del monitoraggio dei crediti, della valutazione del rischio dei clienti e della gestione di fidi nonché della loro revisione periodica, e naturalmente della gestione degli insoluti.

Un aspetto sempre fondamentale è l'analisi del bilancio insieme all'imprenditore, coordinata con il contesto in cui opera l'azienda, per inviduare, tra le altre cose, le aree di perdita e di utile dell'azienda, la riclassificazione delle voci per centri di costo, il calcolo del punto di pareggio, l'elaborazione di budget personalizzati e coordinati con le azioni commerciali e le prospettive del mercato.

Prima di lavorare sul controllo di gestione è naturalmente fondamentale verificare le procedure ed i processi interni, per ottimizzare le attività propedeutiche, i lavori d'ufficio, nonché verificare che i controlli siano adeguati e/o se ci siano eventualmente margini per rendere più efficiente le tempistiche attraverso una revisione delle modalità operative.

Per questo propongo sempre di valutare le possibilità di automazione dei processi interni, dalla gestione amministrativa e contabile ai pagamenti, dalla gestione operativa del personale e delle attività alle verifiche automatizzate dei costi di acquisto, nell'ottica di risparmiare tempo nei compiti ripetitivi per investirlo invece nel controllo di gestione.

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Impostazione ed automazione dei processi

Da molti anni mi occupo  con successo dell'automazione dei processi interni delle aziende, in particolare degli uffici amministrativi e contabili, ma anche della gestione opearativa del personale, dell'organizzazione delle attività, della calendarizzazione dei compiti periodici.

L'automazione dell'area amministrativa e contabile è un punto a cui da sempre ho dedicato molto tempo e molto studio, ed in cui ho sviluppato un importante know-how, per potere implementare un sistema di gestione che da un lato potesse in qualche modo essere interfacciato con il sistema gestionale in uso, nella consapevolezza che nella gestione operativa il software gestionale utilizzato dall'impresa è spesso molto valido e perfettamente "calibrato" in base alle esigenze concrete dell'azienda, ma dall'altro potesse permettere anche ad una PMI (Piccola o Media Impresa) di beneficiare dei grandissimi progressi tecnologici degli ultimi anni.

Proprio per questo nel 2014 ho fondato una piccola società informatica che si occupa specificatamente dell'automazione dell'area amministrativa e contabile delle aziende, la MyERP Sistema, sul cui sito è eventualmente possibile approfondire questa tematica. Qui di seguito accenno comunque sinteticamente ad alcuni punti che è tecnicamente possibile sviluppare nell'automazione della contabilità e dell'amministrazione delle PMI.

La premessa è che il lavoro negli uffici amministrativi delle aziende risente spesso di un'impostazione di tipo tradizionale, molte volte ancora incentrata su un utilizzo prevalente della prima nota. La maggioranza dei software gestionali, generalmente molto validi nella gestione della produzione e del magazzino, presenta talvolta limiti evidenti nella gestione amministrativa e contabile, sia da un punto di vista delle potenzialità di automazione non sfruttate, sia per quanto riguarda il controllo dei dati. Nel complesso la gestione del lavoro si presenta quindi fortemente manualizzata.

Certamente in questi ultimi anni molte cose sono cambiate, la fatturazione elettronica e quindi la disponibilità di fatture digitali, solo per fare un esempio, ha sicuramente automatizzato alcuni aspetti, ma spesso rimangono ancora notevoli margini di miglioramento in questo senso.

Oltre alla lettura ed elaborazione "intelligente" delle fatture elettroniche, quindi con la possibilità per il software di leggere non soltanto i dati riepilogativi, ma anche quando necessario di elaborare analiticamente tutto il dettaglio del corpo della fattura, sono infatti numerose le possibilità di automazione oggi realizzabili nell'area amministrativa e contabile e spesso ancora poco sfruttate, tranne che nelle grandissime aziende.

Ad esempio, l'automazione dei movimenti bancari è relativamente poco utilizzata dalle PMI, in cui spesso le banche vengono ancora contabilizzate dalla prima nota, con successiva necessità di riconciliazione dell'estratto conto, mentre la disponibilità della rendicontazione dei movimenti in formato elettronico da parte di tutte le banche permette ormai una gestione altamente automatizzata che, oltre a fare risparmiare tempo, riduce drasticamente il rischio di errori umani.

Un'automazione di qualità non lavora infatti "alla cieca" (come talvolta mi è purtroppo capitato di vedere in alcuni sistemi), ossia traducendo meccanicamente in partita doppia i movimenti dell'estratto conto, ma al contrario analizza ed elabora in maniera "intelligente" le operazioni, interagendo con tutta la contabilità ed in primis con lo scadenzario, distinguendo i movimenti chiaramente identificabili (che sono la stragrande maggioranza) e ponendo invece all'attenzione dell'operatore i movimenti anomali, non ripetitivi o che comunque richiedono invece un approccio "umano".

In questo modo chi si occupa della gestione contabile ha sempre la supervisione ed il controllo di tutto, ma risparmiando tempo nelle attività quotidiane e ripetitive, riducendo il rischio di errori, potendosi così concentrare sulle operazioni meno ricorrenti e sulle anomalie, disponendo inoltre di controlli mirati, di elaborazioni dati personalizzate, di reportistiche realizzate su misura, per potere poi lavorare nel modo migliore sul controllo di gestione.

Analogamente, anche gli incassi POS, i versamenti, gli accrediti correlati al commercio elettronico, inclusa la gestione di eBay, PayPal, Amazon e così via, i bonifici bancari, e più in generale tutti i movimenti di tipo ripetitivo possono essere oggi in gran parte automatizzati, con una perfetta integrazione con lo scadenzario e la corretta rilevazione delle ritenute d'acconto quando previste.

L'automazione bancaria funziona anche in senso inverso: è infatti possibile creare, partando dalla propria contabilità e quindi dal proprio scadenzario, analogamente a quanto già avviene comunemente per gli stipendi dei dipendenti, dei flussi di pagamento SEPA, universalmente accettati da tutte le banche, che in pochi click possono essere caricati sul Remote Banking, senza la necessità di creare i bonifici uno alla volta.

In questo modo anche i procedimenti di controllo delle fatture fornitori possono essere resi molto più rapidi ed efficienti: prima le fatture vengono controllate, poi autorizzate (eventualmente anche su più livelli, ad esempio controllo base dell'ufficio contabilità, controllo avanzato del responsabile acquisti, controllo finale dell'amministratore), infine solo queste ultime confluiscono nel file SEPA SCT, comodamente caricabile del proprio servizio di Remote Banking.

L'automazione dell'area amministrativa e contabile si estende pertanto anche e soprattutto ai controlli: il software è così in grado di potere eseguire molti controlli importanti, portando all'attenzione del personale amministrativo le anomalie che suggerisce di verificare. Questi controlli possono naturalmente essere personalizzati ed estesi non solo alla contabilità in senso stretto, ma anche, solo per fare un esempio, all'imprescindibile controllo tra magazzino (carichi) e fatture di acquisto.

L'obiettivo è quindi quello di risparmiare tempo sui compiti ripetitivi, per investirlo in ambiti in cui il lavoro umano è molto più utile, come ad esempio sul controllo delle operazioni particolari, sulla verifica delle eventuali anomalie e soprattutto sul controllo di gestione.

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Gestioni amministrative e contabili

In collaborazione con la società MyERP Sistema, da me fondata e di cui sono amministratrice, offro alle aziende la possibilità di usufruire di un completo servizio di gestione amministrativa, che non sia limitato alla sola tenuta della contabilità da un punto di vista fiscale, ma che permetta una gestione dell'amministrazione a 360 gradi, costantemente aggiornata in tempo reale (giorno per giorno, oppure bisettimanale o settimanale se il cliente preferisce), con il monitoraggio delle posizioni dei clienti e dei fornitori, il sollecito degli importi insoluti, la predisposizione dei pagamenti ai fornitori, il controllo dell'esposizione bancaria (verifica fidi), eventualmente anche la gestione della fatturazione.

Questo servizio permette di superare un importante problema che spesso affligge le aziende che non hanno una gestione interna della propria contabilità: la duplicazione del lavoro tra azienda e commercialista. Infatti l'elaborazione della contabilità da parte dello studio di consulenza avviene normalmente per "blocchi", generalmente mensili, con un conseguente ritardo - pur nel rispetto dei termini fiscali - troppo elevato per la gestione quotidiana aziendale, per cui contemporaneamente allo studio, l'azienda investe quotidianamente tempo e risorse per monitorare le ricossioni, predisporre i pagamenti, controllare le banche, sollecitare gli insoluti, controllare l'esposizione bancaria, e così via. Tuttavia questi adempimenti ruotano attorno alla contabilità, la quale con la moderna tecnologia oggi disponibile, può essere in gran parte automatizzata, per cui una volta che la gestione contabile è quotidianamente aggiornata è possibile sgravare l'imprenditore dal dovere impostare una gestione di fatto parallela, trovandosi sempre la situazione aziendale, e quindi in primis clienti, fornitori e banche, costantemente aggiornata, praticamente in tempo reale.

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Consulenza amministrativa, contabile e fiscale

L'attività spazia dalla consulenza fiscale personalizzata alla tenuta dei registri e delle scritture contabili, dai bilanci alle dichiarazioni fiscali. Sono inoltre disponibile a fornire singoli pareri su determinate problematiche per permettere all'imprenditore di sentire differenti punti di vista sul medesimo argomento.

Sono abituata a dedicare molto spazio alla pianificazione fiscale, per individuare insieme al cliente la forma giuridica migliore, valutare insieme le scelte più idonee tra le possibilità offerte dalla legislazione tributaria vigente, monitorando attentamente la gestione in corso d'anno per potere conoscere per tempo i pagamenti fiscali che saranno dovuti.

Seguo inoltre il personale amministrativo e contabile delle aziende con contabilità interna per la corretta gestione degli adempimenti contabili e fiscali, fornendo tutto il supporto necessario, formando i dipendenti degli uffici, anche con riferimento alle novità fiscali, ed impostando un efficace sistema di controllo.

Cerco sempre di non limitarmi alla mera gestione degli adempimenti tributari, ma di tenere invece costantemente monitorati i ricavi, i costi e gli elementi patrimoniali dell'azienda, nonché di rendere sempre più efficienti e rispondenti alle necessità i processi interni, l'impostazione dei pagamenti, i bilanci periodici, i budget, i rendiconti finanziari, la gestione dei beni ammortizzabili.

Anche in questo ambito mi propongo sempre di valutare con l'imprenditore le possibilità di automazione dei processi amministrativi e contabili rese oggi possibili dalla tecnologia.

Ritengo inoltre fondamentale considerare la contabilità come un punto di partenza, e non di arrivo, dal quale potere poi effettuare un'analisi approfondita della realtà aziendale, per impostare infine un efficiente controllo di gestione.

Ultima, ma non per importanza, una costante attenzione all'archiviazione, digitale e/o analogica, di tutta la documentazione contabile e fiscale.

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Consulenza informatica e sviluppo software

L'informatica è oggi una materia trasversale ed indispensabile in tutti gli ambiti di lavoro. Unendo la mia duplice competenza del settore aziendale/contabile/fiscale ed informatico, offro alle aziende un supporto a 360 gradi nell'ambito gestionale.

In linea generale cerco sempre di interfacciarmi al sistema gestionale in uso presso l'azienda, per potere realizzare delle elaborazioni personalizzate dei dati aziendali ed implementare poi delle procedure automatizzate per migliorare il controllo di gestione, senza stravolgere la gestione aziendale così come impostata.

Tecnicamente questa attività si può realizzare collegandosi al database aziendale (o in taluni casi ad una copia mirror del db) e sviluppando una serie di queries e viste in linguaggio SQL, oppure importando i dati dal software gestionale in uso, per poi lavorare autonomamente con strumenti esterni. L'obiettivo, in entrambi i casi, è quello di permettere lo sviluppo di una reportistica personalizzata ed eventualmente di implementare nel tempo un vero e proprio sistema di Business Intelligence.

In questo contesto propongo anche di valutare la possibilità di automatizzare alcuni processi, tra cui la gestione amministrativa e contabile che in molti casi può essere gestita in maniera relativamente indipendente rispetto alla gestione dell'attività propria (produzione/magazzino). Questo permette anche alle PMI di implementare l'automazione della contabilità e dei processi amministrativi senza dovere sostituire il proprio software gestionale. Oggi tutta l'area amministrativa e contabile permette infatti di essere gestita con modalità del tutto innovative, con la possibilità di automatizzare la gran parte della gestione operativa, liberando risorse dal lavoro ripetitivo per investirle in ambiti più importanti ed utili, come l'analisi ed il controllo di gestione.

In diversi casi il software gestionale presente in azienda è infatti molto efficiente nella gestione della produzione e del magazzino, ma obiettivamente penalizzante nella gestione contabile ed amministrativa, talvolta con modalità fortemente manualizzate e basate ancora su un utilizzo prevalente della prima nota, senza sfruttare i vantaggi dell'acquisizione di fatture e movimenti bancari in formato elettronico. Raramente, soprattutto nelle PMI, l'acquisizione dei movimenti bancari sfrutta al massimo gli strumenti tecnici disponibili. Anche il controllo e l'autorizzazione delle fatture fornitori, la conseguente predisposizione dei flussi di pagamento grazie alle procedure interbancarie SEPA, il sollecito delle posizioni insolute sono aspetti che possono beneficiare notevolmente dell'automazione resa oggi possibile dalla tecnologia. Il principio è quindi di non sostituire ciò che funziona bene, ma di integrare ed implementare delle procedure che possano migliorare i processi di gestione interna.

A volte realizzo invece software gestionale personalizzato in base alle esigenze del cliente. In pratica creo da zero il sistema gestionale di cui il cliente ha bisogno. Questo è particolarmente utile per le aziende di servizi (ad esempio impiantistica, gestione cantieri, ambulatori, imprese di pulizia e di vigilanza, ecc.), in cui spesso la gestione operativa è fortemente personalizzata e si presta meno all'utilizzo di software standard o "pacchettizzati", così come per quelle attività che non dispongano di software specifici e di elevata qualità nel proprio ambito di intervento, oppure ancora che, per le specifiche e particolari modalità di gestione operativa, si trovino con esigenze diverse rispetto alla maggioranza delle imprese del settore, o che infine vogliano comunque dotarsi di un software totalmente personalizzato.

Tutte le procedure software che realizzo, sia nel caso di integrazione con il sistema gestionale in uso, sia di un sistema gestionale creato ex novo, sono multipiattaforma ed in grado quindi di girare su Windows, Linux e Mac Os X.

Infine mi occupo anche di consulenza per l'utilizzo dei software da ufficio (fogli di calcolo, posta elettronica, sistemi di videoconferenza, gestione dei PDF, software di publisching per creare delle presentazioni aziendali, dei volantini, delle brochure, ecc.), nonché per l'utilizzo da parte dell'azienda di sistemi avanzati di elaborazione dati e di reportistica personalizzata. Quando è possibile, propongo sempre delle soluzioni Open Source che non hanno costi di licenza d'uso ed in molti casi non hanno nulla da invidiare ai corrispondenti prodotti commerciali.

Ultimissimo, verifico sempre con il cliente le procedure di backup (salvataggio dei dati), che devono comprendere tutti i dati aziendali e devono rispondere a determinati requisiti minimi di sicurezza per potere essere realmente efficaci.

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