La
contabilità industriale e la distinta base
Per le aziende industriali ed artigianali, che si occupano di produrre beni, è fondamentale conoscere il costo di produzione dei loro articoli. Detto in parole, sembra semplice. Tradotto in pratica, è molto più complesso e qui nasce il concetto di contabilità industriale, che va ad affiancare e dettagliare la contabilità generale (che è la contabilità in partita doppia a cui siamo abituati).
La contabilità industriale, altrimenti detta contabilità analitica, ha infatti lo scopo di individuare il costo di produzione di ogni articolo.
A differenza delle imprese commerciali, che comprano e rivendono, per cui il costo degli articoli è sostanzialmente il prezzo di acquisto, per le imprese industriali il calcolo non è né semplice né immediato.
Oltre alle materie prime, ai semilavorati ed al tempo impiegato dal personale nella produzione ci sono una serie di costi, diversi per ogni settore di attività, che è molto complicato "caricare" sui singoli prodotti: i costi del progetto, i costi di pubblicizzazione dei prodotti, gli scarti, i costi di gestione dei singoli processi industriali (pensiamo ad esempio al riscaldamento dei forni, solo per fare un esempio), i costi di conservazione sia delle materie prime che dei prodotti finiti, solo per fare un esempio. Questi costi incidono globalmente per linee di produzione, per serie di prodotti, e richiedono un calcolo per potere individuare la quota di costo obiettivamente imputabile ai singoli articoli.
Ancora, nella produzione possono esserci prodotti composti a loro volta da altri prodotti, per cui la contabilità del prodotto finale discende anche da quella dei prodotti intermedi. Per fare un esempio, se produciamo binocoli, abbiamo le lenti (che magari oltre che per i binocoli vendiamo singolarmente o le utilizziamo anche per i cannocchiali), abbiamo le ghiere (che magari anche qui utilizziamo per altri prodotti) e poi il binocolo è il prodotto finito il quale "ingloba" altri articoli (che sono pertanto fabbricati dalla stessa azienda che produce il prodotto finito).
Grazie all'utilizzo di sistemi sempre più automatizzati ed elettronici nella produzione, macchine a controllo computerizzato, processi gestisti da sistemi informatici, e così via, spesso questi calcoli vengono gestiti in maniera integrata con la gestione informatizzata della produzione. Per questo motivo certi calcoli sono al giorno d'oggio estremamente specifici in base allo specifico ambito di attività, ragion per cui i software gestionali, per la parte relativa alla produzione, necessitano di essere fortemente "verticalizzati" per lo specifico settore, oltre che in base alle caratteristiche dell'azienda.
Come detto, spesso i software gestionali interagiscono anche con impianti e macchinari, da cui possono poi acquisire alcuni importanti dati per le elaborazioni, per questo il concetto di contabilità industriale deve essere visto, al giorno d'oggi, come qualcosa di estremamente connesso alla produzione stessa.
Il concetto fondamentale per questo tipo di calcoli è comunque quello della distinta base.
La distinta base non è altro che una funzionalità del software gestionale che permette di collegare ad un prodotto i relativi costi di produzione.
Se ad esempio produciamo pane, sappiamo che per un chilogrammo di pane ci occorrono determinate quantità di farina, di acqua, di sale, di lievito, un determinato tempo da parte del personale e precisi consumi di energia.
La distinta base permette quindi di correlare i prodotti finiti alle materie prime, ai semilavorati, al costo del personale ed agli altri costi di gestione nella misura in cui sono correlati alla produzione di uno specifico articolo.
Al variare dei costi connessi (aumento materie prime, o del costo del personale, ecc.) il costo di produzione segue dunque di conseguenza.
La distinta base può prevedere anche una gestione ricorsiva, ad esempio tra le materie prime possono esserci articoli i quali, sempre prodotti dalla stessa azienda, hanno già una loro distinta base (come nell'esempio dei binocoli fatto poco sopra).
Un aspetto molto importante è che la distinta base permetta di gestire sia i costi fissi che i costi variabili.
Se i costi variabili seguono linearmente le quantità prodotte, i costi fissi sono, appunto, fissi, e quindi vanno considerati globalmente e poi divisi in base al numero di articoli prodotti.
Pensiamo ad esempio ai costi di progettazione, a determinate campagne pubblicitarie, e così via. Il costo è fisso, e tanti più articoli vengono prodotti, tanto minore è il costo imputabile a ciascun articolo.
A volte la situazione si presenta ancora più varia ed articolata, ad esempio una campagna pubblicitaria che si riferisce ad una serie di prodotti, quindi i calcoli vanno effettuati sulla serie e poi ripartiti per i singoli articoli.
Spesso è necessario che la contabilità industriale possa essere correlata a determinate voci di costo della contabilità generale, inclusi gli eventuali centri di costo gestiti.
Per questi motivi la gestione della distinta base differisce abbastanza a seconda del software e del settore di attività a cui lo stesso è rivolto.
Analogamente diventa fondamentale avere un software gestionale che, almeno per la gestione della produzione e del magazzino, sia specificatamente verticalizzato per il proprio settore di attività. Eventualmente - a volte succede - se il software ideale per la gestione della produzione presenta evidenti limiti nell'area amministrativa e contabile, è tecnicamente possibile utilizzare un software più specifico per la gestione dell'amministrazione e della contabilità, collegato naturalmente al software gestionale utilizzato nella produzione.
E per le aziende di servizi?
In un certo senso i servizi prestati possono essere assimilati e dei veri e propri prodotti, anche se hanno caratteristiche differenti.
In particolare le imprese che si occupano ad esempio di impiantistica, o di pulizia, oppure ancora di assistenza tecnica, hanno la necessità di conoscere i costi sostenuti a fronte dei singoli servizi prestati.
Se nei servizi il personale addetto risulta spesso la voce più importante, vi sono comunque i costi dei materiali utilizzati, di eventuali noleggi di attrezzature per potere eseguire il lavoro, e così via.
Nelle imprese di servizi è pertanto ugualmente importante impostare una contabilità industriale, per tenere monitorati anziché gli articoli prodotti, i servizi prestati nonché i costi direttamente imputabili ai diversi servizi.
Certamente, rispetto ad un'azienda di produzione di beni, vi sono sostanziali differenze: spesso i servizi sono tutti diversi gli uni dagli altri, pensiamo ad un intervento di installazione di un impianto elettrico, o al servizio di pulizia di una facciata, solo per fare un esempio, anche se non mancano, in alcuni settori, servizi prestati in maniera invece più o meno standardizzata (pensiamo ad esempio al controllo annuale dei registratori di cassa).
Tecnicamente non sempre la gestione della contabilità analitica di un'azienda di servizi avviene con l'utilizzo di una distinta base.
Nei casi più semplici, in cui è la voce del personale ad essere prevalente, vengono elaborati i dati della gestione dei dipendenti e delle lavorazioni, mentre talvolta i prodotti sono semplicemente consegnati a mezzo DDT, per cui si va a gestire un'elaborazione che unisca personale e consegne.
In altri casi l'impostazione della gestione è più complessa ed allora si lavora su sistemi, magari verticalizzati in base al settore di attività, che sono comunque derivati dalla distinta base, naturalmente adattata per la gestione dei servizi.
Quello che è fondamentale per un'azienda di servizi è tuttavia una valida gestione logistica del personale addetto. Vanno gestiti i turni, verificate le presenze, pianificate le eventuali sostituzioni, evitate le sovrapposizioni di orari, organizzati gli interventi periodici, e così via.
Inoltre è essenziale potere calcolare le rese orarie, da cui vanno tolti gli specifici costi sostenuti per l'effettuazione del servizio, ottenendo quindi i margini di guadagno dei servizi prestati.
Talvolta le aziende di servizi operano in maniera talmente differente l'una dall'altra, pur nello stesso settore di attività, che diventa necessario pensare ad un software gestionale creato su misura.