Articoli di approfondimento
Automazione dei processi
Anche
se diverse PMI (Piccole e Medie Imprese) contabilizzano ancora oggi i
movimenti bancari in maniera tradizionale, ossia registrando uno per uno i
movimenti dell'estratto conto bancario in prima nota, in realtà gli strumenti
informatici oggi disponibili permettono, ormai da molti anni, di
automatizzare gran parte del lavoro in questo ambito.
Occorre
premettere che da oltre 20 anni è stato fondato da parte del sistema
bancario italiano il Consorzio CBI, con lo scopo
di gestire appunto la digitalizzazione dei pagamenti, degli
incassi, della rendicontazione, anche in modalità multi banca e multi
canale.
Premesso
questo, tutte le banche permettono oggi di scaricare la rendicontazione,
ossia i movimenti di conto corrente, in formato elettronico.
Esiste
un tracciato ufficiale CBI, che tutte le banche sono tenute a
supportare, anche se nella prassi operativa la gestione del tracciato è
purtroppo gestita in maniera piuttosto differente da banca a banca.
Tuttavia i software di contabilità di buon livello dovrebbero comunque
essere in grado di gestire questa mancanza di uniformità a livello di
tracciato, quindi diciamo che alla fine per l'azienda questo non dovrebbe
costituire generalmente un problema.
Sono
poi disponibili altri formati elettronici di rendicontazione, per
l'importazione su foglio elettronico (XLS), oppure in formato CSV, tutti
questi formati - in questo caso tuttavia totalmente diversi banca per
banca - sono ugualmente gestibili a livello informatico, sempre che il
software di contabilità supporti naturalmente questa funzione, e
permettono quindi ugualmente l'importazione dei movimenti.
Se
il vostro software gestionale non gestisce la contabilizzazione automatica
dei movimenti bancari... è un bel problema, nel senso che non ci sono
purtroppo molte soluzioni in questo caso, salvo quella di valutare di
gestire l'area
amministrativa e contabile con un software più moderno,
eventualmente anche mantenendo il vostro software gestionale per la parte
produzione, vendite e magazzino (è una soluzione molto più fattibile di
quello che a volte non si crede, l'integrazione tra i software può essere
gestita molto bene al giorno d'oggi).
Va
detto che esistono sul mercato alcuni tool esterni che cercano di
integrarsi con il software gestionale esistente, ma personalmente è
una soluzione che sconsiglio fortemente, in quanto essendo strumenti
esterni non sono generalmente in grado di interagire adeguatamente con il
software gestionale, con gli altri dati contabili, e soprattutto con lo
scadenzario.
Avere
infatti uno strumento che "traduce" meccanicamente in partita doppia un
movimento bancario come cliente a banca o fornitore a banca non è di per
se' un grande vantaggio, perché occorre controllare la fatture ed
i relativi importi, verificare la corrispondenza con lo
scadenzario, accertarsi che la fattura sia stata contabilizzata, che non
sia già stata anche parzialmente pagata, e così via. Tutte cose che a
livello software possono essere fatte automaticamente, evidenziando
all'operatore solo le anomalie, ma molto difficilmente possono
essere fatte da uno strumento esterno e dunque indipendente rispetto al
software gestionale utilizzato per la contabilità.
Ritornando
agli aspetti tecnici, vengono quindi letti i movimenti bancari dal file
elettronico, e poi vengono controllati nel dettaglio, ad esempio
per l'esatta corrispondenza con lo scadenzario nel caso di pagamenti e
riscossioni, segnalando all'operatore le eventuali anomalie, mentre i
movimenti che non sono correlati allo scadenzario, come gli incassi POS, i
versamenti dalla cassa aziendale, gli addebiti delle spese bancarie, e
così via vengono sempre letti correttamente senza errori, anche
grazie al fatto che il tracciato CBI prevede una serie di causali che
permette di identificare correttamente ogni tipo di operazione.
Rimangono
normalmente fuori dall'automazione, come è logico che sia, i movimenti
particolari, come gli F24, gli accrediti o addebiti particolari,
oppure tutte quelle operazioni in cui ad esempio non ci sia un'esatta
corrispondenza tra quanto indicato nella contabile di pagamento e lo
scadenzario.
Per
ovvii motivi è fondamentale che l'operatore mantenga la supervisione
dei movimenti prima della contabilizzazione.
Qualche
complicazione può derivare nel caso di un'impostazione della gestione non
adeguatamente strutturata (ne
avevo parlato qui), come ad esempio nel caso di pagamenti
effettuati prima di ricevere la fattura: questi aspetti portano infatti a
non potere avere un riscontro preciso con lo scadenzario, rendendo più che
mai opportuna la supervisione di un operatore. Altre problematiche
ci possono essere con strumenti di pagamento che non permettono una
descrizione dettagliata sull'estratto conto, come ad esempio gli assegni.
In questi casi è pertanto sempre necessario un intervento "umano".
Infine
una certa attenzione va prestata a quei movimenti che talune banche
gestiscono per blocchi, o meglio, in gergo bancario, per distinte.
Si tratta di quei casi in cui ad esempio un unico movimento di addebito
comprende una serie di bonifici effettuati lo stesso giorno. Alcune
banche, a richiesta, permettono di avere il dettaglio in estratto conto,
altre no. In entrambi i casi non ci sono particolari problemi a livello
operativo, in quanto trattandosi di una casistica molto frequente il
software di contabilità dovrebbe essere pertanto in grado di gestirla.
La
contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari, se gestita bene,
permette idealmente anche di evitare di perdere tempo con la riconciliazione
bancaria, sempre naturalmente che la gestione
automatizzata delle banche del software gestionale includa anche questo
aspetto.
Ultimo,
ma non per importanza, la contabilizzazione automatizzata dei movimenti
bancari dovrebbe potersi estendere a tutti gli strumenti finanziari
assimilabili, quali ad esempio PayPal, Amazon
Pay, Google Pay, carte di
credito aziendali, e così via. Anche se non si tratta di estratti conto
bancari nel senso tecnico del termine, sono sempre strumenti finanziari in
cui vengono registrati accrediti ed addebiti e sono quindi potenzialmente
automatizzabili nello stesso modo.
La
gestione in concreto dell'automazione dei movimenti bancari e finanziari è
naturalmente gestita in maniera diversa da ogni software, per cui esula da
questo breve articolo, il cui scopo è solo di illustrare il funzionamento
in linea generale e le possibilità che oggi la tecnologia permette di
raggiungere.