La
contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari
Anche se diverse PMI (Piccole e Medie Imprese) contabilizzano ancora oggi i movimenti bancari in maniera tradizionale, ossia registrando uno per uno i movimenti dell'estratto conto bancario in prima nota, in realtà gli strumenti informatici oggi disponibili permettono, ormai da molti anni, di automatizzare gran parte del lavoro in questo ambito.
Occorre premettere che da oltre 20 anni è stato fondato da parte del sistema bancario italiano il Consorzio CBI, con lo scopo di gestire appunto la digitalizzazione dei pagamenti, degli incassi, della rendicontazione, anche in modalità multi banca e multi canale.
Premesso questo, tutte le banche permettono oggi di scaricare la rendicontazione, ossia i movimenti di conto corrente, in formato elettronico.
Esiste un tracciato ufficiale CBI, che tutte le banche sono tenute a supportare, anche se nella prassi operativa la gestione del tracciato è purtroppo gestita in maniera piuttosto differente da banca a banca. Tuttavia i software di contabilità di buon livello dovrebbero comunque essere in grado di gestire questa mancanza di uniformità a livello di tracciato, quindi diciamo che alla fine per l'azienda questo non dovrebbe costituire generalmente un problema.
Sono poi disponibili altri formati elettronici di rendicontazione, per l'importazione su foglio elettronico (XLS), oppure in formato CSV, tutti questi formati - in questo caso tuttavia totalmente diversi banca per banca - sono ugualmente gestibili a livello informatico, sempre che il software di contabilità supporti naturalmente questa funzione, e permettono quindi ugualmente l'importazione dei movimenti.
Se il vostro software gestionale non gestisce la contabilizzazione automatica dei movimenti bancari... è un bel problema, nel senso che non ci sono purtroppo molte soluzioni in questo caso, salvo quella di valutare di gestire l'area amministrativa e contabile con un software più moderno, eventualmente anche mantenendo il vostro software gestionale per la parte produzione, vendite e magazzino (è una soluzione molto più fattibile di quello che a volte non si crede, l'integrazione tra i software può essere gestita molto bene al giorno d'oggi).
Va detto che esistono sul mercato alcuni tool esterni che cercano di integrarsi con il software gestionale esistente, ma personalmente è una soluzione che sconsiglio fortemente, in quanto essendo strumenti esterni non sono generalmente in grado di interagire adeguatamente con il software gestionale, con gli altri dati contabili, e soprattutto con lo scadenzario.
Avere infatti uno strumento che "traduce" meccanicamente in partita doppia un movimento bancario come cliente a banca o fornitore a banca non è di per se' un grande vantaggio, perché occorre controllare la fatture ed i relativi importi, verificare la corrispondenza con lo scadenzario, accertarsi che la fattura sia stata contabilizzata, che non sia già stata anche parzialmente pagata, e così via. Tutte cose che a livello software possono essere fatte automaticamente, evidenziando all'operatore solo le anomalie, ma molto difficilmente possono essere fatte da uno strumento esterno e dunque indipendente rispetto al software gestionale utilizzato per la contabilità.
Ritornando agli aspetti tecnici, vengono quindi letti i movimenti bancari dal file elettronico, e poi vengono controllati nel dettaglio, ad esempio per l'esatta corrispondenza con lo scadenzario nel caso di pagamenti e riscossioni, segnalando all'operatore le eventuali anomalie, mentre i movimenti che non sono correlati allo scadenzario, come gli incassi POS, i versamenti dalla cassa aziendale, gli addebiti delle spese bancarie, e così via vengono sempre letti correttamente senza errori, anche grazie al fatto che il tracciato CBI prevede una serie di causali che permette di identificare correttamente ogni tipo di operazione.
Rimangono normalmente fuori dall'automazione, come è logico che sia, i movimenti particolari, come gli F24, gli accrediti o addebiti particolari, oppure tutte quelle operazioni in cui ad esempio non ci sia un'esatta corrispondenza tra quanto indicato nella contabile di pagamento e lo scadenzario.
Per ovvii motivi è fondamentale che l'operatore mantenga la supervisione dei movimenti prima della contabilizzazione.
Qualche complicazione può derivare nel caso di un'impostazione della gestione non adeguatamente strutturata (ne avevo parlato qui), come ad esempio nel caso di pagamenti effettuati prima di ricevere la fattura: questi aspetti portano infatti a non potere avere un riscontro preciso con lo scadenzario, rendendo più che mai opportuna la supervisione di un operatore. Altre problematiche ci possono essere con strumenti di pagamento che non permettono una descrizione dettagliata sull'estratto conto, come ad esempio gli assegni. In questi casi è pertanto sempre necessario un intervento "umano".
Infine una certa attenzione va prestata a quei movimenti che talune banche gestiscono per blocchi, o meglio, in gergo bancario, per distinte. Si tratta di quei casi in cui ad esempio un unico movimento di addebito comprende una serie di bonifici effettuati lo stesso giorno. Alcune banche, a richiesta, permettono di avere il dettaglio in estratto conto, altre no. In entrambi i casi non ci sono particolari problemi a livello operativo, in quanto trattandosi di una casistica molto frequente il software di contabilità dovrebbe essere pertanto in grado di gestirla.
La contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari, se gestita bene, permette idealmente anche di evitare di perdere tempo con la riconciliazione bancaria, sempre naturalmente che la gestione automatizzata delle banche del software gestionale includa anche questo aspetto.
Ultimo, ma non per importanza, la contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari dovrebbe potersi estendere a tutti gli strumenti finanziari assimilabili, quali ad esempio PayPal, Amazon Pay, Google Pay, carte di credito aziendali, e così via. Anche se non si tratta di estratti conto bancari nel senso tecnico del termine, sono sempre strumenti finanziari in cui vengono registrati accrediti ed addebiti e sono quindi potenzialmente automatizzabili nello stesso modo.
La gestione in concreto dell'automazione dei movimenti bancari e finanziari è naturalmente gestita in maniera diversa da ogni software, per cui esula da questo breve articolo, il cui scopo è solo di illustrare il funzionamento in linea generale e le possibilità che oggi la tecnologia permette di raggiungere.