L'automazione dell'area amministrativa e contabile: alcuni consigli per impostarla correttamente

Quando si parla di amministrazione e di contabilità bisogna prima di tutto parlare di processi. L'amministrazione di un'azienda e la sua gestione contabile si compongono, come tutte le altre aree aziendali, di una serie di processi che vanno strutturati ed organizzati.

Direi quindi che la parola organizzazione sia un po' la parola chiave in questo ambito ed è il requisito fondamentale per poi potere usufruire correttamente dell'alto livello di automazione reso oggi possibile dalla tecnologia. Si può automatizzare bene solo ciò che è organizzato bene a monte.

Prima di entrare nel merito, rispondo subito alla consueta domanda di rito: cosa è concretamente possibile automatizzare nell'area amministrativa e contabile? La risposta è: quasi tutto. In particolare i compiti più o meno abituali del lavoro quotidiano. Purché organizzati bene, naturalmente, e questo è appunto lo scopo di questo articolo.

in poche parole la contabilizzazione delle fatture di vendita e delle fatture di acquisto (tranne quelle per acquisti particolari che richiedono naturalmente la supervisione di un operatore), dei corrispettivi, dei movimenti bancari, la predisposizione dei pagamenti ai fornitori, il sollecito degli importi insoluti, la fatturazione dei servizi, solo per citarne alcuni, sono attività in grandissima parte automatizzabili.

La cosa fondamentale è quella di impostare il lavoro in modo che i compiti ripetitivi, che sono quelli più frequenti, siano gestibili in maniera automatizzata, mantenendo invece sempre il controllo dell'operatore su tutto, pertanto i movimenti particolari, le anomalie, tutto quello che non è ordinario deve sempre essere supervisionato dal personale... umano.

La macchina non sostituisce l'uomo, lo affianca, lo sgravia del lavoro inutile permettendogli di avere più tempo nei compiti di supervisione e di controllo.

Per automatizzare le cose occorre però partire dalle basi.

Quando un'azienda mi contatta per migliorare la propria automazione nell'ambito amministrativo e contabile, mi capita spesso di notare come, prima di tutto, sia importante riorganizzare un po' i processi interni, per rendere l'automazione davvero efficiente.

In una gestione tradizionale, dove tutto o quasi è fatto in maniera manuale (anche se con strumenti informatici, nel senso che registrare le operazioni una per una in prima nota, anche se a computer, tecnicamente parlando, è sempre una gestione di tipo manuale) si da' talvolta poca importanza ai processi: ecco allora che si trova un po' di tutto, pagamenti effettuati troppo spesso ancora prima di contabilizzare le fatture (arriveranno...), strumenti di pagamento poco automatizzabili (contante ed assegni), acconti di qua e di là di cui poi occorre tenere traccia, bonifici fatti uno per uno sul Remote Banking, RiBa fornitori da controllare una per una perché non si sono prima controllate le fatture, pagamenti fatti un po' oggi, un po' domani, un po' dopodomani, insomma si prendono le cose come vengono e si contabilizzano cercando di fare tutto al meglio.

Quando si vuole però automatizzare una gestione di questo genere diventa però un po' più complicato: certamente si possono migliorare e rendere più veloci alcune cose, ma sicuramente senza un'impostazione precisa - ed oserei dire quasi rigorosa - dei processi (a monte) si perde molto (a valle) del potenziale che si potrebbe realizzare.

Prima di tutto occorre partire dal presupposto che amministrazione e contabilità sono due ambiti tra loro strettamente collegati, talmente uniti da rappresentare, a mio modo di vedere, un unico ambito, per cui rischia di essere abbastanza dispersivo in una prospettiva di automazione il caso in cui contabilità ed amministrazione vengano invece gestite in maniera separata, come ne ho parlato nell'articolo sulla duplicazione del lavoro tra azienda e commercialista.

Poi occorre davvero impostare alcune semplici regole generali.

La prima è sicuramente quella di cercare di evitare pagamenti prima di ricevere la fattura, ossia prima che la fattura sia disponibile su SDI. Certamente, ci sono delle eccezioni, quel tale fornitore che vuole il pagamento immediato, il rinnovo del sito web, e così via, ma occorre un po' adoperarsi per limitarle al massimo. Questo perché in ambito amministrativo-contabile il processo è rappresentato dalla fattura, a cui segue il pagamento, e non vice versa.

Partire da un documento (fattura) per riscontrarne poi il pagamento permette infatti un controllo molto più preciso che partire al contrario da un flusso finanziario per cercare di arrivare al documento che sta alla base. Dai documenti (fatture) partono i controlli, si origina lo scadenzario, si gestisce l'archiviazione, che sono tutte attività che dovrebbero essere precedenti il pagamento stesso.

Associare un movimento finanziario (pagamento) ad una fattura è relativamente semplice e sicuro, si verifica la corrispondenza e possono essere effettuati una serie di controlli, per cui il pagamento viene successivamente gestito dalla contabilizzazione automatizzata dei files bancari.

La seconda regola è cercare, per quanto possibile di organizzare dei blocchi di pagamento per i fornitori: ad esempio fine mese e metà mese, piuttosto che avere tutti i pagamenti sparsi un po' ogni giorno. Liquidità permettendo, naturalmente. Questo perché in un sistema automatizzato si predispongono dei flussi di pagamento SEPA SCT a mezzo bonifico bancario, in cui l'unico tempo dell'operatore è quello di caricare il file SEPA SCT sul Remote Banking, contenente i bonifici delle fatture autorizzate dall'azienda al pagamento, in poche parole pagare 1 o 1.000 fatture richiede grosso modo lo stesso tempo.

La terza regola è valutare - udite, udite, che le banche mi perdonino - di sostituire alcuni pagamenti fornitori a mezzo RiBa con bonifici bancari. Certo, non è sempre possibile, ma spesso lo è. Molto più spesso di quanto non si creda, anche se non nascondo che con qualche fornitore occorra magari battagliare un po' all'inizio. Ma perché preferire il bonifico bancario? Semplicemente perché è più agevole da gestire, come si vedrà. Del resto la RiBa è un nonsense tutto italiano, tanto che non ha corrispondenza in nessun altro Paese estero. In Italia si usano molto le RiBa semplicemente perché le aziende sono poco automatizzate.

Quindi per un'azienda che lavora in maniera in gran parte manuale, non ha un sistema efficiente di controllo delle fatture e magari non è neppure in grado di predisporre in maniera automatizzata i bonifici bancari a mezzo file SEPA SCT, beh, non c'è dubbio che la RiBa sia assolutamente comoda. Costa, questo sì, molti fornitori addebitano il costo in fattura, qualcun altro le ricarica indirettamente sui prezzi, qualche altro si accolla perfino il costo, l'unica certezza è che per le banche è un grande business.

Se pensiamo che le ricevute bancarie risalgono agli anni del cartaceo, in cui il fornitore portava materialmente la ricevuta in banca, la quale la recapitava - sempre cartacea - alla banca del cliente, il quale andava allo sportello a pagarla portandosi a casa la ricevuta... sicuramente allora la banca dava un servizio. Oggi, in cui tutto è automatizzato, è completamente diverso.

Sì, però mi direte che le RiBa si possono presentare per lo sconto SBF. Giustissimo. Ma (c'è sempre un ma...): 1) come clienti non abbiamo l'onere di preoccuparci in prima persona dei problemi finanziari dei nostri fornitori; 2) i fornitori possono accedere ad altre forme di smobilizzo, come l'anticipo SBF su fatture (che funziona in maniera abbasanza simile alle equivalenti linee di credito delle RiBa sbf), gli affidamenti, e così via. Certamente, dipende sempre dal caso concreto, ma se in tutto il mondo il credito funziona senza usare le RiBa, funziona anche in Italia, solamente che le banche cercano di "spingere" le RiBa per il semplice motivo che così guadagnano di più.

Parlo naturalmente lato fornitori, perché lato clienti va visto meglio caso per caso, se il cliente ha una gestione amministrativa sostanzialmente manuale, può succedere che sia tecnicamente in grado di gestire solo le RiBa, per il semplice motivo che è l'unico strumento con cui il cliente è abituato a lavorare. Quindi in questo caso può rimanere necessario ricorrere ancora alle RiBa, lato clienti, se vogliamo riscuotere le nostre fatture. Ma lato fornitori le RiBa possono essere spesso e volentieri sostituite da bonifici bancari.

E qui so già che mi si chiede, ancora una volta: ma perché? Perché il bonifico bancario lo possiamo automatizzare meglio ed inserire in un processo di controllo delle fatture fornitori estremamente efficiente, per nulla difficile da gestire. Ed inoltre è assai più economico.

Vi siete mai chiesti perché le grandi aziende non pagano con RiBa, ma sempre con bonifico bancario? Proprio per questo motivo, perché le imprese di grandi dimensioni sono già da anni molto più automatizzate rispetto alle PMI. Per questo quando si porta l'automazione sulle PMI, si dovrebbero anche strutturare i processi di conseguenza.

Quanto alle RiBa... Ricordiamoci che occorre a volte attendere che siano disponibili sul Remote Banking (dipende quando il fornitore le invia alla propria banca), è necessario perdere tempo per controllarle una per una con le fatture prima di pagarle. A volte vengono raggruppate più fatture, quindi vanno verificati più documenti a fronte di un'unica RiBa. In caso di contestazioni va mandata indietro insoluta per intero perché non è possibile un pagamento parziale.

Il bonifico bancario invece ci permette di gestire noi il processo, proprio il contrario rispetto alle RiBa in cui il processo è invece gestito dal fornitore.

Se noi abbiamo un sistema interno di controllo delle fatture, eventualmente ove necessario anche di tipo gerarchico piramidale su più livelli (ad esempio un primo livello da parte del personale dell'ufficio, un secondo livello di competenza del responsabile, un terzo livello riservato al titolare o amministratore delegato), non aspettiamo il momento del pagamento per controllare le fatture, ma naturalmente le controlliamo mano a mano che arrivano e quando i controlli danno esito positivo la fattura è contrassegnata come regolare e verificata, ed è quindi pronta per essere pagata alla scadenza.

Per questo diventa poi relativamente semplice predisporre dei blocchi di pagamenti (ad esempio a fine mese, ecc.), in maniera rapida ed automatizzata a mezzo di bonifici bancari, creando per ogni blocco un semplice file SEPA SCT riconosciuto da tutte le banche, che è sufficiente importare nel Remote Banking ed autorizzare.

La quarta regola è quella di evitare strumenti di pagamento non sufficientemente tracciabili nella rendicontazione bancaria. Se nella rendicontazione dei movimenti e quindi, di riflesso, nei files CBI che possiamo utilizzare per la contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari, non abbiamo tutti gli elementi necessari alla contabilizzazione, occorre intervenire manualmente su questi movimenti per integrare i dati mancanti.

Quindi contante, assegni (che hanno una gestione cartacea, ancorché tracciabile a livello fiscale) e simili rischiano di farci perdere inutilmente tempo. Bonifici o pagamenti elettronici, al contrario, possono essere gestiti in maniera molto più efficiente.

Con queste premesse, ed altre che per ragioni di spazio non riesco chiaramente ad elencare, anche perché va comunque analizzata la singola situazione concreta, è possibile avere delle ottime basi affinché una gestione automatizzata dell'area amministrativa e contabile sia estremamente efficiente.

La quinta regola è la conseguenza delle prime quattro, ossia impostare i rapporti con i fornitori in maniera da evitare per quanto possibile inutili perdite di tempo. Se i nostri dipendenti vanno spesso per ragioni di lavoro a pranzo da quel ristorante, possiamo cercare di concordare con il pubblico esercizio una fatturazione ed un pagamento a fine mese. Anziché gestire, talvolta in maniera relativamente poco automatizzabile, mille spese da parte del personale viaggiante che è in giro, magari possiamo gestire delle carte elettroniche per pagare determinati acquisti. E così via.

Infine chiaramente occorre un corretto coordinamento tra le attività automatizzate ed il lavoro del personale addetto: ad esempio se inviamo delle e-mails automatizzate, anche se con testo personalizzato, per il sollecito delle posizioni insolute, tali posizioni vanno mantenute attentamente monitorate e sollecitate personalmente dalla nostra amministrazione, qualora il cliente non paghi spontaneamente nei giorni immediatamente successivi alla ricezione della mail, altrimenti se il cliente capisce che dopo il sollecito automatizzato non succede nulla non farà poi che semplicemente ingorare queste comunicazioni.

In conclusione, nulla ci impedisce di automatizzare la gestione amministrativa e contabile senza intervenire prima sui processi, ma dobbiamo essere consapevoli che non possiamo attenderci gli stessi risultati di gestioni organizzate in maniera maggiormente efficiente da questo punto di vista: se la nostra gestione non è sufficientemente uniforme, strutturata e logica, è molto più difficile riuscire ad automatizzare alcuni aspetti che invece con una gestione corretta e ordinata (a monte) sarebbe molto più agevole andare a gestire (a valle).

Vale quindi la regola, accennata in apertura, che si automatizza bene ciò che a monte è organizzato bene.

Saltare questo passaggio potrebbe altrimenti portare a qualche delusione, perché macchina ed uomo lavorano in maniera diversa, oserei dire complementare, e danno pertanto il meglio in ambiti diversi. Per questo la gestione ideale è di lasciare alla macchina i compiti ripetitivi e lasciare all'uomo i compiti evoluti, di gestione, di controllo, di analisi.

Spesso negli uffici non si arriva a "fare il giro" a tutto ed il tempo per i budget ed i bilanci previsionali, per il controllo di gestione, per realizzare delle analisi mirate dei dati aziendali è sempre poco, proprio perché magari si perde tempo in compiti che invece oggi possono essere facilmente automatizzati.

In questo senso l'automazione permette di risparmiare tempo dai compiti ripetitivi per investirlo in ambiti più importanti e remunerativi.

Poiché la materia dell'automazione dell'amministrazione e della contabilità di un'azienda è molto ampia l'ho divisa in più articoli, in particolare:

-L'automazione della contabilizzazione dei movimenti bancari;
-L'automazione delle contabilizzazione delle fatture di vendita e di acquisto;
-L'automazione della contabilizzazione dei corrispettivi, incluso POS e commercio elettronico;
-L'automazione degli strumenti di pagamento in ambito bancario.

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