La
gestione del magazzino ed i controlli fondamentali
Quando si parla di gestione del magazzino, che ormai è (o dovrebbe essere) sinonimo di gestione informatizzata del magazzino, si dovrebbe pensare alla contabilità di magazzino come ad un dettaglio della contabilità generale. Capisco che questo concetto possa sembrare strano, in quanto normalmente si pensa che amministrazione e contabilità siano una cosa ed il magazzino un'altra.
Per gli aspetti operativi del quotidiano può anche essere vero, ma in realtà la contabilità di magazzino dovremmo vederla come un "esploso" dettagliato di quanto transita nella contabilità generale.
In poche parole, se in contabilità noi abbiamo uno o più conti relativi all'acquisto delle merci, uno o più conti relativi alle vendite delle merci, ed uno o più conti riferiti alle rimanenze di magazzino, la contabilità di magazzino va a gestire quel dettaglio essenziale nella gestione che la contabilità generale da sola non ci può chiaramente dare.
Dalla nostra contabilità noi possiamo infatti solo vedere globalmente la merce acquistata, quella venduta, calcolare un margine di ricarico complessivo, oppure l'indice di rotazione del magazzino globale, ma tutto questo serve a poco se poi, nell'area tra l'altro più importante della nostra azienda, non siamo poi in grado di andare nel dettaglio e fare delle elaborazioni e delle analisi mirate. Altrimenti non capiremo mai come è composto il nostro margine di ricarico, né quali siano gli articoli, i clienti, le zone che compongono la redditività aziendale.
Tuttavia se noi pensiamo alla gestione di magazzino come qualcosa di totalmente separato rispetto alla contabilità, rischiamo di avere poi alcune difficoltà.
Il primo aspetto da considerare è quello che potremmo avere problemi a gestire un controllo automatizzato tra i carichi di magazzino e le fatture di acquisto in contabilità. Questo punto è di particolare importanza per individuare fatture fornitori difformi rispetto al carico, sia a causa di errori di fatturazione dei fornitori, sia a causa di nostri errori nel carico.
Senza entrare nel merito delle modalità di carico, che è qualcosa di estremamente diverso da azienda ad azienda (chi gestisce gli ordini, chi non li gestisce, chi ha listini aggiornati per tutta la merce, chi non no, e così via), un controllo di base tra carichi e fatture di acquisto è essenziale.
Anche se il processo teoricamente corretto sarebbe ordini-carichi-fatture, molte volte questo non succede, o non succede per tutti gli articoli, o ancora non succede per tutte le aziende. Ecco allora che si può impostare un controllo di base per "masse" periodiche di uno stesso fornitore, ad esempio mensili, per confrontare i carichi di un mese solare con le fatture di merce ricevute dai fornitori relative a quel mese.
È un controllo che va un po' impostato, ad esempio per escludere dal calcolo le spese accessorie, quali trasporto ed incasso, solo per fare un esempio, cosa peraltro abbastanza gestibile grazie alle fatture elettroniche, che il software può elaborare anche nel corpo documento, così come per gestire correttamente le date (un DDT emesso a fine mese potrebbe arrivare i primi giorni del mese successivo, solo per fare un esempio).
Tuttavia una volta impostato correttamente questo controllo i dati dei carichi del magazzino dovrebbero in linea di massima avere corrispondenza con le fatture di acquisto, e vice versa. Il controllo evidenzierà alcune (presunte) anomalie, che dovrebbero essere limitate e che permettono di concentrare il controllo "umano", ossia del nostro personale, solo sui punti effettivamente da verificare.
Un altro aspetto estremamente importante, ma spesso sottovalutato nella pratica, è la rilevazione corretta dei premi e degli sconti di fine anno da parte dei fornitori. Spesso questo importi vengono riconosciuti sotto forma di nota di accredito, che viene puntualmente contabilizzata, ma che in diversi casi viene purtroppo ignorata da chi gestisce il magazzino: il risultato è che allora i prezzi di carico in magazzino non tengono conto degli sconti e dei premi di fine anno.
Tuttavia, conformemente ai principi contabili - tra l'altro l'importo di questi premi e sconti è spesso anche assai significativo - il costo di acquisto della merce deve essere rilevata al netto di premi e sconti, come del resto è logico che sia, anche ai fini gestionali.
Alcuni software gestionali hanno specifiche funzionalità per questo, altri invece no, per cui è importante nella valorizzazione delle rimanenze tenere comunque conto di questi elementi, per potere avere una valorizzazione di magazzino corretta. Ecco che ancora una volta il legale tra gestione contabile e magazzino diventa fondamentale.
La corrispondenza tra magazzino e contabilità diventa altresì essenziale per il controllo dei margini complessivi, e di eventuali sub-totali relativi a vendite o acquisti quando si gestiscono i centri di costo (ad esempio per punti vendita, per settori di attività, ecc.). In poche parole il totale vendite, acquisti, così come i margini, che noi vediamo globalmente in contabilità, devono corrispondere con i singoli dati della contabilità di magazzino.
Se in contabilità ci troviamo valori che si scostano in maniera abbastanza evidente dai dati di magazzino, o vice versa, e poi prendiamo il valore delle rimanenze calcolato dal magazzino per il bilancio, beh, lasciatemi dire che forse c'è qualcosa da sistemare.
Chiaramente la premessa per potere gestire questo tipo di controllo è che noi gestiamo in maniera informatizzata tutti gli articoli. Se invece siamo al di sotto dei limiti per l'obbligo della contabilità di magazzino a livello fiscale e gestiamo il magazzino solo per gli articoli principali lasciandone fuori altri, un controllo di corrispondenza con la contabilità diventa impossibile, e se la nostra azienda con il magazzino ci lavora questo significa chiudere gli occhi, incrociare le dita, e sperare che non ci siano anomalie ed errori (e se ci sono, accorgersene quando magari è tardi per poterli affrontare in maniera corretta).
Per lo meno andrebbe utilizzato un articolo generico per i casi residuali, ossia per gli articoli eventualmente non codificati. Tuttavia va considerato che un articolo generico permette sì di confrontare i carichi di magazzino con la contabilità, ma non rende possibile calcolare i margini, venendo utilizzato per articoli totalmente differenti. Quindi è una soluzione a metà.
Per questo la codifica e la gestione di tutti gli articoli è sempre la soluzione ottimale. Tra l'altro, a parte i controlli, avere una parte di magazzino non gestito crea problemi anche a livello operativo, pensiamo solo per fare un esempio al commercio elettronico e, più in generale, alla necessità di conoscere correttamente le giacenze sia per le vendite, sia per il calcolo del valore di magazzino.
Il controllo tra magazzino e contabilità non è tuttavia l'unico ad essere utile. È importante impostare periodicamente delle elaborazioni mirate, generalmente personalizzate per la specifica realtà aziendale, volte ad individuare le possibili anomalie, che possono essere causate sia da errori di carico che da errori di gestione (ad esempio prezzi di vendita impostati per errore in maniera non corretta).
Un controllo che suggerisco, compatibilmente con il settore merceologico (ci sono settori in cui i prezzi oscillano in maniera imprevedibile), è la verifica, sempre in maniera automatizzata, dei costi di carico, impostando una sorta di "forbice" ed evidenziando quei carichi che presentano scostamenti significativi rispetto agli altri. Questo permette eventualmente di monitorare anche l'oscillazione dei prezzi.
Altri controlli che trovo spesso utili sono elaborazioni, sempre automatizzate e sempre personalizzate per la realtà aziendale, che individuano vendite con margini negativi (sottocosto) oppure con margini al di sotto di una determinata soglia, eventualmente differente rispetto alla categoria merceologica e/o alla tipologia di cliente.
Poi, in base alla specifica realtà aziendale, è utile prevedere delle elaborazioni che vadano a monitorare a 360 gradi, in maniera semplice ma efficace, la gestione complessiva degli acquisti e delle vendite.
Tuttavia, poiché la gestione del magazzino è molto specifica per ogni azienda, è difficile in un articolo potere entrare più nel dettaglio. Quello che è essenziale è avere una serie di strumenti che permettano di tenere correttamente supervisionato e controllato il magazzino, nonché di verificare la corrispondenza dei dati complessivi di magazzino con i dati contabili.