Articoli di approfondimento
Automazione dei processi
Se
ormai da decenni la contabilizzazione delle fatture di vendita avviene in
maniera totalmente automatizzata, la contabilizzazione
automatica delle fatture di acquisto è una conquista
tecnologica molto più recente, ossia da quando si è instaurata la prassi
operativa di inviare le fatture in formato PDF via e-mail, ossia ormai da
diversi anni.
Per
le fatture di acquisto italiane, inoltre, l'obbligo generalizzato della fatturazione
elettronica tramite il Servizio di Interscambio dell'Agenzia delle
Entrate (SDI) in vigore dal 2019, ha ulteriormente reso tecnicamente più
semplice la gestione automatizzata delle fatture di acquisto, così come la
loro archiviazione documentale.
Per
le fatture di acquisto estere, invece, in attesa di un'armonizzazione a
livello europeo, è ancora necessario ricorrere alla lettura intelligente
della fattura in formato PDF (ossia il software cerca di "leggere" il
contenuto della fattura, con alte possibilità di successo, anche se
naturalmente non al 100% come avviene con le fatture elettroniche in
formato XML), a meno che non siano talmente poche da potere essere
comodamente registrate una per una in prima nota.
Tuttavia
noto che spesso l'acquisizione dei dati da contabilizzare delle fatture
XML da parte dei vari software gestionali non è sempre ottimale. A
volte l'acquisizione è limitata ad un inserimento precompilato della prima
nota, ma sempre una fattura alla volta, altre volte vengono letti solo
alcuni dati.
È
vero che i dati di pagamento, solo per fare un esempio, non sono
dati fiscali, ma è anche vero che è quanto mai opportuno un controllo
rigoroso delle condizioni di pagamento nell'ambito della propria gestione
amministrativa. Tra l'altro mi capita puntualmente di
notare un certo numero di fornitori che manca di precisione sul punto,
IBAN mancanti, condizioni di pagamento non conformi, totale da pagare
diverso dal totale fattura (per sconti non indicati, per detrazione di
crediti relativi ad altri documenti, qui davvero la realtà supera la
fantasia).
Inoltre
è opportuno che la lettura dei dati non venga limitata al castelletto IVA,
ma venga letto anche il corpo fattura. Se il software è realizzato
bene, può permettere ad esempio di individuare alcune anomalie su
voci ed importi che potrebbero essere sfuggiti, oppure contabilizzare
alcune voci con conti diversi, qualora ad esempio la fattura
contenga righe che vadano a loro volta contabilizzate con altri conti
rispetto al conto principale utilizzato per quel fornitore. Una fattura
può ad esempio contenere beni e servizi, servizi diversi, oppure si
vogliono semplicemente contabilizzare a parte le spese di trasporto ed
incasso, e così via.
Questo
per dire che se leggere una fattura XML è relativamente semplice a livello
informatico, leggerla bene e fare tutti i controlli necessari per
evidenziare le possibili anomalie... beh, è tutt'un altro discorso e qui i
vari software sono molto diversi da questo punto di vista, per cui è
sempre un punto che consiglio di verificare con pazienza quando ci si
trova a scegliere un software gestionale.
Quindi
se ormai tutti i software permettono di visualizzare e registrare le
fatture elettroniche in formato XML in maniera più o meno
automatizzata, il livello di automazione ed i controlli effettuati differiscono
grandemente da un software all'altro. In alcuni casi le tempistiche
di gestione non sono enormemente diverse rispetto ad una gestione
tradizionale, soprattutto laddove il software si limiti ad una "prima nota
guidata", mentre in altri casi, con software progettati molto bene, il
risparmio di tempo è notevole, senza sacrificare nulla della qualità del
lavoro, anzi riducendo l'errore umano.
Nel
caso invece di fatture in formato PDF (ormai quasi solamente le
fatture estere) invece sono davvero pochi i software gestionali sul
mercato in grado di gestirle. Tuttavia la lettura del testo dai files PDF
permette, da un punto di vista tecnico, di potere comunque impostare un
ottimo lavoro di automazione, che può raggiungere ed anche superare l'80%
delle fatture ricevute in questo formato.
È
una gestione sicuramente meno agevole rispetto alle fatture XML, ma
comunque tecnicamente possibile. Chiaramente non vale la pena preoccuparsi
per questo aspetto laddove le fatture estere siano complessivamente poche,
mentre diventa un aspetto molto importante per quelle aziende di
import-export che presentano una quantità notevole di fatture di acquisto
dall'estero.
Va
da se' che in caso di fatture in regime di reverse charge e
estere, a prescindere dal formato XML o PDF, il software
gestionale dovrebbe essere in grado di predisporre
l'autofattura in formato XML che, da luglio 2022, almeno per
le fatture estere, va tra l'altro obbligatoriamente inviata a SDI.
Infine
è naturalmente fondamentale che venga gestita l'archiviazione delle
fatture, non solo ai fini legali, ma anche per l'uso interno da parte
della nostra amministrazione, in modo che siano poi comodamente visualizzabili
e consultabili dal nostro software gestionale.
Il
procedimento di acquisizione automatizzata delle fatture non dovrebbe
tuttavia mai dimenticare i controlli, non solo di eventuali anomalie
della fattura stessa (che già succede più spesso di quanto non si
creda), ma anche con gli altri ambiti della gestione aziendale. Ad
esempio, se l'azienda gestisce gli ordini, e la fattura riporta
gli estremi dell'ordine, è fondamentale che il dato venga acquisito per i
successivi controlli da effettuare. La stessa cose qualora siano ad
esempio gestiti i centri di costo, il sistema
dovrebbe essere in grado di individuare il centro di costo corretto.
Molto
importante infine il controllo
di corrispondenza tra le fatture di acquisto ed il magazzino.