La
contabilizzazione automatizzata delle fatture di vendita e di acquisto
Se ormai da decenni la contabilizzazione delle fatture di vendita avviene in maniera totalmente automatizzata, la contabilizzazione automatica delle fatture di acquisto è una conquista tecnologica molto più recente, ossia da quando si è instaurata la prassi operativa di inviare le fatture in formato PDF via e-mail, ossia ormai da diversi anni.
Per le fatture di acquisto italiane, inoltre, l'obbligo generalizzato della fatturazione elettronica tramite il Servizio di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate (SDI) in vigore dal 2019, ha ulteriormente reso tecnicamente più semplice la gestione automatizzata delle fatture di acquisto, così come la loro archiviazione documentale.
Per le fatture di acquisto estere, invece, in attesa di un'armonizzazione a livello europeo, è ancora necessario ricorrere alla lettura intelligente della fattura in formato PDF (ossia il software cerca di "leggere" il contenuto della fattura, con alte possibilità di successo, anche se naturalmente non al 100% come avviene con le fatture elettroniche in formato XML), a meno che non siano talmente poche da potere essere comodamente registrate una per una in prima nota.
Tuttavia noto che spesso l'acquisizione dei dati da contabilizzare delle fatture XML da parte dei vari software gestionali non è sempre ottimale. A volte l'acquisizione è limitata ad un inserimento precompilato della prima nota, ma sempre una fattura alla volta, altre volte vengono letti solo alcuni dati.
È vero che i dati di pagamento, solo per fare un esempio, non sono dati fiscali, ma è anche vero che è quanto mai opportuno un controllo rigoroso delle condizioni di pagamento nell'ambito della propria gestione amministrativa. Tra l'altro mi capita puntualmente di notare un certo numero di fornitori che manca di precisione sul punto, IBAN mancanti, condizioni di pagamento non conformi, totale da pagare diverso dal totale fattura (per sconti non indicati, per detrazione di crediti relativi ad altri documenti, qui davvero la realtà supera la fantasia).
Inoltre è opportuno che la lettura dei dati non venga limitata al castelletto IVA, ma venga letto anche il corpo fattura. Se il software è realizzato bene, può permettere ad esempio di individuare alcune anomalie su voci ed importi che potrebbero essere sfuggiti, oppure contabilizzare alcune voci con conti diversi, qualora ad esempio la fattura contenga righe che vadano a loro volta contabilizzate con altri conti rispetto al conto principale utilizzato per quel fornitore. Una fattura può ad esempio contenere beni e servizi, servizi diversi, oppure si vogliono semplicemente contabilizzare a parte le spese di trasporto ed incasso, e così via.
Questo per dire che se leggere una fattura XML è relativamente semplice a livello informatico, leggerla bene e fare tutti i controlli necessari per evidenziare le possibili anomalie... beh, è tutt'un altro discorso e qui i vari software sono molto diversi da questo punto di vista, per cui è sempre un punto che consiglio di verificare con pazienza quando ci si trova a scegliere un software gestionale.
Quindi se ormai tutti i software permettono di visualizzare e registrare le fatture elettroniche in formato XML in maniera più o meno automatizzata, il livello di automazione ed i controlli effettuati differiscono grandemente da un software all'altro. In alcuni casi le tempistiche di gestione non sono enormemente diverse rispetto ad una gestione tradizionale, soprattutto laddove il software si limiti ad una "prima nota guidata", mentre in altri casi, con software progettati molto bene, il risparmio di tempo è notevole, senza sacrificare nulla della qualità del lavoro, anzi riducendo l'errore umano.
Nel caso invece di fatture in formato PDF (ormai quasi solamente le fatture estere) invece sono davvero pochi i software gestionali sul mercato in grado di gestirle. Tuttavia la lettura del testo dai files PDF permette, da un punto di vista tecnico, di potere comunque impostare un ottimo lavoro di automazione, che può raggiungere ed anche superare l'80% delle fatture ricevute in questo formato.
È una gestione sicuramente meno agevole rispetto alle fatture XML, ma comunque tecnicamente possibile. Chiaramente non vale la pena preoccuparsi per questo aspetto laddove le fatture estere siano complessivamente poche, mentre diventa un aspetto molto importante per quelle aziende di import-export che presentano una quantità notevole di fatture di acquisto dall'estero.
Va da se' che in caso di fatture in regime di reverse charge e estere, a prescindere dal formato XML o PDF, il software gestionale dovrebbe essere in grado di predisporre l'autofattura in formato XML che, da luglio 2022, almeno per le fatture estere, va tra l'altro obbligatoriamente inviata a SDI.
Infine è naturalmente fondamentale che venga gestita l'archiviazione delle fatture, non solo ai fini legali, ma anche per l'uso interno da parte della nostra amministrazione, in modo che siano poi comodamente visualizzabili e consultabili dal nostro software gestionale.
Il procedimento di acquisizione automatizzata delle fatture non dovrebbe tuttavia mai dimenticare i controlli, non solo di eventuali anomalie della fattura stessa (che già succede più spesso di quanto non si creda), ma anche con gli altri ambiti della gestione aziendale. Ad esempio, se l'azienda gestisce gli ordini, e la fattura riporta gli estremi dell'ordine, è fondamentale che il dato venga acquisito per i successivi controlli da effettuare. La stessa cose qualora siano ad esempio gestiti i centri di costo, il sistema dovrebbe essere in grado di individuare il centro di costo corretto.
Molto importante infine il controllo di corrispondenza tra le fatture di acquisto ed il magazzino.