Budget e bilanci previsionali

La predisposizione di budget e bilanci previsionali è un aspetto molto importante, che dovrebbe essere sempre presente nelle aziende. La gestione di qualsiasi attività al giorno d'oggi presenta variabili molto complesse ed i margini sono sempre più ridotti, per questo è fondamentale impostare una previsione, nonché verificare in seguito gli scostamenti e le relative cause, quindi già in corso d'anno, in modo da potersi organizzare per tempo in caso di variazioni dell'andamento aziendale e potere fronteggiare tempestivamente eventuali difficoltà.

Molti obietteranno che non si può sapere il futuro, e questo è sacrosanto, nessuno lo mette in discussione. Tuttavia anche se non possiamo sapere il futuro dovremmo sempre cercare di formulare un'idea di quello che pensiamo che possa verificarsi, in maniera coerente con le azioni commerciali, le eventuali campagne pubblicitarie, le prospettive di mercato che prevediamo, e di conseguenza essere preparati a fronteggiare almeno le difficoltà prevedibili.

La cosa importante è partire con un'idea, perché limitarsi a prendere quello che arriva così come arriva, rischia di essere abbastanza... rischioso, soprattutto al giorno d'oggi. In base alla nostra previsione possiamo invece cercare strutturarci a livello operativo e soprattutto finanziario, senza farci prendere alla sprovvista per situazioni invece prevedibili.

Tuttavia a volte mi capita di vedere bilanci previsionali elaborati dagli studi di consulenza che non fanno altro che rapportare ai quattro trimestri del nuovo anno i meri risultati dell'anno precedente... Chiaramente se dobbiamo fare le cose così, tanto vale lasciare perdere e non fare nulla. Sarebbe completamente inutile.

La previsione è qualcosa che deve partire prima dall'imprenditore, perché nessun consulente o commercialista può sapere quali sono le idee, le leve commerciali, il momento che vive il settore, e così via. Quindi un bilancio previsionale non dovrebbe mai essere qualcosa di totalmente delegato per avere un lavoro pronto e finito (e del tutto inutile, per quanto detto sopra), ma piuttosto un lavoro a quattro mani tra imprenditore e consulente.

La previsione del fatturato chiaramente è la più difficile da azzeccare, ma è importante, anche se si parte dallo storico, proiettare tuttavia i dati in base a quelle che sono le azioni e le strategie aziendali.

Ad esempio, se abbiamo deciso di avviare una campagna pubblicitaria, ci aspettiamo un incremento del fatturato. Se sappiamo che il nostro settore sta attraversando una crisi, rivedremo il fatturato al ribasso. E così via.

La stessa cosa vale naturalmente per i costi. Se pensiamo di fare una serie di promozioni per acquisire quote di mercato, chiaramente il margine, rapportato al (presumibilmente maggiore) fatturato, sarà inferiore. Se abbiamo deciso di assumere un nuovo dipendente perché il personale è sotto pressione, ci aspetteremo un maggiore costo del personale.

Il concetto è alla fine abbastanza chiaro, sono conti che tutti gli imprenditori fanno almeno a mente, ma è importante gestirli in maniera più organica per avere una possibilità di elaborazione più efficace, ed anche per avere uno strumento con cui poi confrontare il previsionale con l'effettivo.

Inoltre, anche in caso di richiesta di fidi e mutui, presentarsi con le "idee chiare" ed un bilancio previsionale rende le cose più semplici, sia a livello di immagine, sia a livello concreto, per capire ad esempio meglio come strutturare una linea di credito in base agli sviluppi previsti.

Tecnicamente nel redigere un bilancio previsionale si parte con la situazione economica. Per alcune PMI il previsionale può infatti essere, almeno inizialmente, limitato alla parte economica, in quanto la parte patrimoniale è un attimo più complessa e richiede alcune conoscenze più approfondite a livello dei flussi di cassa e quindi, per chi non ha mai fatto un bilancio previsionale, consiglio di partire per gradi.

Il primo punto da considerare è il fatturato, in base come detto a quello che sono le azioni commerciali, gli sviluppi, le difficoltà che prevediamo.

Una volta calcolato il fatturato si calcola, per le imprese commerciali, il costo del venduto in base ai presunti margini di ricarico. Per le imprese industriali vanno invece elaborati i costi di produzione, aspetto un po' più complesso, ma assolutamente fondamentale, perché qui le variabili in gioco sono davvero numerose e non ci si può permettere il lusso di fare calcoli troppo approssimativi.

Per gli altri costi si lavora generalmente in base ai costi fissi ed ai costi variabili. Per i costi fissi, essendo fissi, conosciamo già l'importo. Per i costi variabili, essendo rapportati e più o meno proporzionali ai ricavi, dovremmo avere gli indici (ossia la loro percentuale), calcolati in base ai ricavi (in poche parole un costo variabile, facciamo un esempio il trasporto a mezzo corriere, quindi con un costo a pacco che è abbastanza correlato ai ricavi, anche se in maniera non assoluta, sappiamo che di norma incide ad esempio il 3% dei ricavi, calcoleremo il 3% in base ai ricavi stimati).

Normalmente un bilancio previsionale annuale, ossia per l'anno seguente, lo si divide per i 4 trimestri solari, per ottenere il risultato previsionale rispettivamente al 31 marzo, al 30 giugno, al 30 settembre ed al 31 dicembre dell'anno successivo (per le aziende con esercizio coincidente con l'anno solare).

L'anno seguente, una volta elaborato il bilancio infrannuale effettivo (consuntivo) dopo ogni trimestre, si confronta quindi il previsionale con il consuntivo, e si cercano di individuare le cause degli scostamenti. Non dobbiamo avere timore, è assolutamente normale che possano esserci delle divergenze. Quello che dobbiamo fare è solamente capire se in qualche modo possiamo per così dire affinare la nostra capicità previsionale per il futuro, traendo spunto da questi scostamenti.

Un punto che suggerisco spesso è anche quello di rielaborare il previsionale in base al fatturato effettivo realizzato che vediamo nel consuntivo. Può sembrare un'inutile perdita di tempo, ma invece è un lavoro molto utile. In pratica, una volta corretto il fatturato (in base al consuntivo), e successivamente il costo del venduto, cerchiamo di elaborare le voci dei costi come abbiamo visto sopra, sempre in base ai costi fissi ed ai costi variabili.

Se una volta "aggiustato" il fatturato prendendo il dato effettivo del bilancio infrannuale gli importi delle altre voci di costo divergono sensibilmente dal consuntivo generale appena rielaborato, dovremmo nuovamente cercare di analizzare nel dettaglio le motivazioni dello scostamento. In particolare dovremmo verificare che la nostra classificazione tra costi fissi e costi variabili e gli indici utilizzati per i costi variabili sia corretta o se la nostra suddivisione tra costi fissi e costi variabili, oppure l'entità degli stessi, sia magari da rivedere.

Dopo questo lavoro è utile anche rivedere i previsionali dei periodi (trimestri) successivi per aggiornarli in base all'andamento della gestione, così come constatato dai consuntivi infrannuali.

Naturalmente, per le aziende di maggiori dimensioni, anziché lavorare per trimestri solari può essere utile lavorare su base mensile.

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