I
flussi SEPA SCT e l'automazione dei pagamenti a fornitori e dipendenti
Spesso nelle aziende, soprattutto nelle PMI (Piccole e Medie Imprese) c'è ancora una certa prassi, piuttosto diffusa, di predisporre manualmente i bonifici dal Remote Banking, uno alla volta, con grande dispendio di tempo ed il rischio anche di commettere errori sia sugli importi che sul destinatario.
In realtà da molti anni è presente una funzionalità di importazione dei flussi di pagamento da file. Un tempo era prevista a livello interbancario, poi da alcuni anni addirittura a livello europeo. In pratica in tutta l'area Euro vi è ora un unico standard tecnico per le disposizioni di bonifico elettroniche.
Questo standard prende il nome di SEPA SCT. SCT sta per Sepa Credit Transfer, ossia trasferimento di denaro (bonifici) nel circuito europeo SEPA (che a sua volta è una sigla che significa Single Euro Payments Area, traducibile come area unica dei pagamenti in Euro).
Il funzionamento dei flussi di pagamento SEPA SCT è molto semplice: va semplicemente caricato dal proprio Remote Banking un file XML conforme alle specifiche tecniche SEPA SCT. I bonifici vengono quindi caricati automaticamente dal file ed occorre solamente autorizzare il pagamento della distinta appena creata in maniera completamente rapida ed automatizzata: in pratica dopo avere importato il file SEPA SCT ci troveremo l'elenco dei singoli bonifici, come se li avessimo inseriti noi dal Remote Banking, in attesa di autorizzazione.
Normalmente il file viene generalmente creato dal proprio software gestionale oppure, per il pagamento delle retribuzioni, dal consulente del lavoro oppure, per le aziende che gestiscono in proprio gli adempimenti relativi al personale dipendente, dal software per la gestione delle paghe.
Prima di generare il file SEPA SCT, è fondamentale naturalmente che lo scadenzario del nostro software gestionale sia... affidabile. Può sembrare una battuta, ma mi è davvero capito di vedere, e più di una volta, alcuni software gestionali con scadenzari talmente inaffidabili che non tornavano con i mastrini. Casi rari, naturalmente, ma sul mercato ci sono software che nell'area amministrativa e contabile presentano purtroppo limiti evidenti.
Se lo scadenzario è gestito correttamente dal nostro software gestionale, diventa utile potere anche gestire sempre nell'ambito del software il controllo delle fatture e la loro autorizzazione per il pagamento: in pratica quando la fattura è considerata regolare, è indicata come pagabile, al contrario di quelle ancora da verificare o con eventuali contestazioni in corso.
Il mio consiglio è sempre quello di lavorare per blocchi di pagamento: anziché effettuare 3 bonifici oggi, 7 domani, 4 dopodomani, e così via, suggerisco, ove possibile, di calendarizzare i pagamenti, ad esempio a fine mese, a metà mese, oppure settimanalmente, e così via. In questo modo per ogni blocco di pagamento (ad esempio a fine mese) si visualizzano le fatture già controllate e quindi in attesa di pagamento, selezioniamo quelle che vogliamo pagare (eventualmente possiamo anche creare più files per dividere i pagamenti tra più banche), creiamo il file SEPA SCT, lo importiamo nel Remote Banking ed autorizziamo i pagamenti sulla nostra banca.
La stessa cosa vale per le paghe, se ce le gestisce il consulente del lavoro o il commercialista è sufficiente chiedere che ci invii il file SEPA SCT con i pagamenti delle retribuzioni da effettuare ai dipendenti, anche qui si carica il file sul Remote Banking e si autorizza.
Consiglio sempre di utilizzare queste possibilità di integrazione azienda-banca, permettono di risparmiare molto tempo, diminuiscono drasticamente i rischi di errori e contribuiscono nel complesso a migliorare i processi interni aziendali.
In
questo senso, rispetto alla consuetudine (tutta italiana) dei pagamenti a
mezzo RiBa come regola generale per tutti i fornitori (ne
avevo parlato anche in questo articolo), gestendo noi i
pagamenti ai fornitori a mezzo files SEPA SCT al posto delle RiBa,
potremmo avere una serie di vantaggi, tra cui:
-Risparmiamo tempo, perché controlliamo le fatture mano a mano
che arrivano, ed una volta che sono a posto generiamo il file
partendo dal nostro scadenzario, senza dovere controllare la correttezza
delle RiBa una per una;
-Risparmiamo spesso le spese di incasso addebitate da molti
fornitori;
-In caso di errori del fornitore possiamo correggere e pagare l'importo
giusto, senza dovere mandare indietro per intero la RiBa;
-Possiamo scegliere di volta in volta le banche di partenza dei
bonifici, in base alla liquidità presente sulle varie banche al
momento del pagamento, senza dovere effettuare giroconti da una
banca all'altra per avere le disponibilità sulle banche su cui sono
appoggiate le RiBa;
-Evitiamo rischi di errori, perché i pagamenti partono dalla nostra
contabilità (controllata) al fornitore, e non vice versa.
È appena il caso di sottolineare che il nostro fornitore, anche senza la RiBa, può comunque richiedere eventualmente un anticipo sbf sulle fatture, analogamente a quanto si fa con le RiBa.
Come sempre, va poi valutato tutto caso per caso, anche in base ai fornitori con cui abbiamo a che fare. Tuttavia, utilizzando le potenzialità dei flussi di pagamento SEPA SCT, possiamo migliorare di molto la nostra gestione aziendale.
A mio parere le RiBa mantengono la loro utilità per i clienti, laddove naturalmente siano regolarmente pagate (altrimenti non fanno altro che peggiore il nostro rating bancario).
Lato fornitori, personalmente trovo utili le RiBa solamente per quelle micro-imprese che non hanno una vera e propria gestione amministrativa, e quindi non sono in grado di disporre di scadenzari aggiornati e di conseguenza generare poi correttamente il file SEPA SCT, oppure al contrario per particolari fornitori con i quali sia davvero impossibile concordare una condizione diversa di pagamento.
Negli altri casi, la disponibilità di strumenti elettronici come appunto i flussi di pagamento SEPA SCT rende molto più agevole utilizzare il bonifico bancario come modalità di pagamento generale per i fornitori.
Con tutte le eccezioni del caso, naturalmente, che tuttavia per la loro particolarità esulano dallo scopo di questo breve articolo.