La
contabilizzazione automatizzata dei corrispettivi ed i relativi
controlli
Analogamente a quanto avviene per la fatturazione elettronica, dal 2020 anche per i corrispettivi c'è un sostanziale obbligo di invio telematico all'Agenzia delle Entrate. Nel dettaglio l'obbligo riguarda i registratori di cassa (oggi denominati infatti registratori telematici), i dispositivi self-service ed altre casistiche sempre riferite ai corrispettivi.
L'obiettivo dell'Agenzia delle Entrate è chiaro: cercare un passo alla volta di "chiudere il giro" degli adempimenti IVA, pertanto quelli relativi a fatturazione e corrispettivi, per combattare l'evasione.
Va premesso, ad onore del vero, che l'esordio non è stato dei migliori, non solo per via dell'investimento necessario a carico degli esercenti, ma anche per i successivi aggiornamenti richiesti per l'evoluzione del tracciato, per gestire la lotteria degli scontrini, e per mille altri motivi che tuttavia hanno pesato sulle spalle delle attività commerciali, tra l'altro in un periodo di grande crisi.
Tuttavia, una volta in qualche modo "metabolizzate" la novità, va anche detto che la possibilità di potere disporre dei corrispettivi in formato elettronico ha portato anche alcuni vantaggi. In particolare i piccoli esercenti, che se da un lato sono quelli che sono stati più penalizzati dall'investimento richiesto, dall'altro sono riusciti a semplificare l'interscambio dei dati con il commercialista, il quale peraltro può registrare i corrispettivi in maniera pressoché totalmente automatizzata.
Ma anche le imprese di medie dimensioni, che riescono a controllare meglio i dati e talvolta a migliorare l'automazione della gestione, soprattutto laddove il software gestionale utilizzato per le vendite non sia in grado di contabilizzare automaticamente i corrispettivi giornalieri.
Lavorando con il nuovo sistema, vanno tuttavia tenuti presenti alcuni aspetti.
Il primo punto, che è anche il più ovvio, è che occorre prestare molta attenzione alla corrispondenza dei dati contabili con quanto risulta all'Agenzia delle Entrate. Certo, se tutto è in regola non ci sono problemi. O, meglio, non dovrebbero esserci.
Può succedere infatti che la chiusura giornaliera non venga trasmessa immediatamente all'Agenzia delle Entrate. Per mille motivi, collegamento Internet non funzionate, mancanza della corrente, problema tecnico, registratore spento, chiedete meglio a chi vi presta l'assistenza sul vostro registratore telematico, e vi spiegherà tutta la casistica possibile.
Quindi può capitare che la chiusura, regolarmente effettuata, non venga immediatamente trasmessa all'Agenzia delle Entrate. Magari viene subito inviata la mattina dopo, magari invece c'è un periodo di chiusura (per vacanze, per malattia...). Questo porta ad un ritardo nell'acquisizione dei dati da parte di SDI.
E che problemi ci sono in concreto? Teoricamente nessuno, se la trasmissione avviene nei 12 giorni dalla chiusura. Concretamente anche tanti, se questo ad esempio succede a cavallo del mese e la vostra contabilità è tenuta dal commercialista e voi non gli dite nulla.
Infatti se il vostro commercialista al primo del mese richiede i dati dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate, ed il disguido della trasmissione tardiva si è verificato proprio a fine mese, gli ultimi corrispettivi, quelli tardivi, potrebbero non essere ancora stati acquisiti dall'AdE. La consuegenza è che il commercialista elabora la vostra contabilità senza i corrispettivi di quel giorno, che invece poi risulteranno a trasmissione avvenuta all'Agenzia delle Entrate e questo può portare ad un disallineamento dei dati della vostra contabilità IVA con quanto risulta all'Agenzia delle Entrate.
E non è che il vostro commercialista può aspettare tutti i 12 giorni di tempo per l'invio telematico della chiusura, poi fare la richiesta, poi attendere altri 5 giorni lavorativi perché l'Agenzia delle Entrate metta a disposizione il file, il giorno 16 (scadenza per il versamento dell'IVA) verrebbe superato.
Niente panico, solamente è importante verificare che le chiusure vengano puntualmente trasmesse e se ci sono problemi... avvisate il vostro commercialista.
Un altro problema che può verificarsi a tutti, anche alle imprese di maggiori dimensioni con contabilità interna, è la dimenticanza dell'effettuazione delle chiusure. Può sembrare paradossale, e per certi versi lo è, ma il nuovo sistema telematico non prevede un interscambio totalmente automatizzato con un flusso continuo di dati, per lo meno ove tecnicamente possibile, ma segue sempre il sistema previgente della chiusura giornaliera. Ne consegue che anche il nuovo sistema presenta lo stesso identico rischio del precedente, della possibilità di dimenticare involontariamente di effettuare una chiusura. Lo so, non dovrebbe succedere. E consiglio sempre di fare molta attenzione per evitarlo.
Ma se per caso dovesse malauguratamente succedere? Con i corrispettivi analogici era più semplice, si divideva l'incasso tra le due giornate, ed a meno che non intervenisse un controllo in azienda, la questione era più o meno sistemata. Con i corrispettivi telematici invece ci si trova nella situazione in cui all'Agenzia delle Entrate risultano i corrispettivi delle due giornate tutti caricati sul secondo giorno.
E se i due giorni sono a cavallo del mese, questo significa che i totali mensili tra la nostra contabilità ed i dati dell'Agenzia delle Entrate non corrispondono. E poiché i dati della nostra contabilità vanno nelle LIPE (liquidazioni periodiche IVA) e poi nella dichiarazione IVA annuale, l'Agenzia delle Entrate si trova un'anomalia, ossia si trova più corrispettivi in un mese e meno corrispettivi in un altro. Poiché la gestione di questi dati da parte dell'Agenzia delle Entrate è automatizzata, ne consegue che il sistema segnala una possibile evasione di imposta.
Purtroppo non è attualmente prevista una vera e propria possibilità di correzione di questo tipo di problemi, ragion per cui è raccomandato prestare la dovuta attenzione per evitare (a monte) queste problematiche. L'unica possibilità (a valle) è di scrivere una spiegazione, con un campo meramente descrittivo, nel portale telematico dell'Agenzia delle Entrate in corrispondenza del giorno in cui al sistema fiscale sembrano "mancare" incassi.
Chiaramente è una possbilità da seguire in casi del genere, ma altrettanto chiaramente dobbiamo essere consapevoli che un campo descrittivo non viene letto in maniera automatizzata.
Morale della favola, è importante impostare il lavoro prestando molta attenzione a queste possibili dimenticanze, e soprattutto fare attenzione non doppia, ma quadrupla a fine mese!
Ritornando ai corrispettivi telematici, come abbiamo visto per i commercialisti, anche le aziende con contabilità interna possono automatizzare la registrazione dei corrispettivi grazie alla disponibilità dei corrispettivi giornalieri in formato XML, che il software gestionale è in grado di leggere e contabilizzare (per lo meno quelli fatti bene), laddove come detto questo non avvenga già automaticamente in base alla gestione vendite.
Tuttavia, a differenza degli studi dei commercialisti, normalmente l'azienda ha necessità di contabilizzare quotidianamente i corrispettivi. Per questo rischia di non essere praticabile lo scarico dei corrispettivi in formato XML dal portale telematico dell'Agenzia delle Entrate, in quanto possono trascorrere alcuni giorni tra la richiesta e la disponibilità dei files. Ecco allora che diventa molto utile potere accedere al servizio di scarico dei files XML che la maggior parte dei produttori dei registratori telematici mette gratuitamente a disposizione dei loro clienti.
Purtroppo alcuni produttori di registratori telematici non forniscono questo servizio, si tratta normalmente di marche minori, ed il mio consiglio è di valutare attentamente questo aspetto quando si decide di acquistare un nuovo registratore. Personalmente, non acquisterei un registratore telematico che non consenta dal portale del produttore lo scarico giornaliero dei files XML.
Un aspetto molto importante anche per le aziende medio-grandi, che quindi generalmente hanno una gestione delle vendite al dettaglio ben strutturata che consente da sempre la contabilizzazione automatizzata dei corrispettivi, è quella relativa al controllo dei corrispettivi a posteriori, su base mensile e soprattutto annuale.
I files XML dei corrispettivi giornalieri, infatti, oltre che per la contabilizzazione possono consentire anche il controllo delle registrazioni contabili presenti con quanto risulta all'Agenzia delle Entrate, sempre naturalmente che il software gestionale supporti questa funzione.
Questo controllo permette di evidenziare immediatamente eventuali discrepanze, magari dovute e trasmissioni tardive delle chiusure o dimenticanze delle chiusure, in modo da potere regolarizzare eventuali problemi, così come segnalare la motivazione di eventuali divergenze tramite il campo descrittivo del portale telematico dell'Agenzia delle Entrate.
Per quanto riguarda invece la gestione dei pagamenti con moneta elettronica (POS), va rilevato come la ripartizione dei metodi di pagamento da parte dei registratori di cassa non sia sempre attendibile, a volte, soprattutto dove il registratore di cassa non sia integrato con il software gestionale, è solo la conseguenza di un tasto premuto, e non è quindi generalmente affidabile per la divisione tra gli incassi in contante e quelli elettronici.
Per la gestione automatizzata del POS, così come anche del commercio elettronico (che ad oggi rimane peraltro esonerato dall'obbligo di emissione dello scontrino elettronico) è invece molto efficiente la gestione tramite la contabilizzazione automatizzata dei movimenti bancari che, se bene impostata, permette anche di scorporare automaticamente gli importi POS dagli altri corrispettivi giornalieri.