Articoli di approfondimento
Automazione dei processi
Analogamente
a quanto avviene per la fatturazione
elettronica, dal 2020 anche per i corrispettivi c'è un
sostanziale obbligo di invio telematico all'Agenzia delle Entrate. Nel
dettaglio l'obbligo riguarda i registratori di cassa (oggi denominati
infatti registratori telematici), i dispositivi self-service ed altre
casistiche sempre riferite ai corrispettivi.
L'obiettivo
dell'Agenzia delle Entrate è chiaro: cercare un passo alla volta di
"chiudere il giro" degli adempimenti IVA, pertanto quelli relativi a
fatturazione e corrispettivi, per combattare l'evasione.
Va
premesso, ad onore del vero, che l'esordio non è stato dei migliori, non
solo per via dell'investimento necessario a carico degli esercenti, ma
anche per i successivi aggiornamenti richiesti per l'evoluzione del
tracciato, per gestire la lotteria degli scontrini, e per mille
altri motivi che tuttavia hanno pesato sulle spalle delle attività
commerciali, tra l'altro in un periodo di grande crisi.
Tuttavia,
una volta in qualche modo "metabolizzate" la novità, va anche detto che la
possibilità di potere disporre dei corrispettivi in formato elettronico ha
portato anche alcuni vantaggi. In particolare i piccoli esercenti,
che se da un lato sono quelli che sono stati più penalizzati
dall'investimento richiesto, dall'altro sono riusciti a semplificare l'interscambio
dei dati con il commercialista, il quale peraltro può
registrare i corrispettivi in maniera pressoché totalmente automatizzata.
Ma
anche le imprese di medie dimensioni, che riescono a controllare meglio i
dati e talvolta a migliorare l'automazione
della gestione, soprattutto laddove il software gestionale
utilizzato per le vendite non sia in grado di contabilizzare
automaticamente i corrispettivi giornalieri.
Lavorando
con il nuovo sistema, vanno tuttavia tenuti presenti alcuni aspetti.
Il
primo punto, che è anche il più ovvio, è che occorre prestare molta
attenzione alla corrispondenza dei dati contabili con quanto risulta
all'Agenzia delle Entrate. Certo, se tutto è in regola non ci sono
problemi. O, meglio, non dovrebbero esserci.
Può
succedere infatti che la chiusura giornaliera non venga trasmessa
immediatamente all'Agenzia delle Entrate. Per mille motivi, collegamento
Internet non funzionate, mancanza della corrente, problema tecnico,
registratore spento, chiedete meglio a chi vi presta l'assistenza sul
vostro registratore telematico, e vi spiegherà tutta la casistica
possibile.
Quindi
può capitare che la chiusura, regolarmente effettuata, non venga
immediatamente trasmessa all'Agenzia delle Entrate. Magari viene
subito inviata la mattina dopo, magari invece c'è un periodo di chiusura
(per vacanze, per malattia...). Questo porta ad un ritardo
nell'acquisizione dei dati da parte di SDI.
E
che problemi ci sono in concreto? Teoricamente nessuno, se la trasmissione
avviene nei 12 giorni dalla chiusura. Concretamente anche tanti, se questo
ad esempio succede a cavallo del mese e la vostra contabilità è
tenuta dal commercialista e voi non gli dite nulla.
Infatti
se il vostro commercialista al primo del mese richiede i dati dei
corrispettivi all'Agenzia delle Entrate, ed il disguido della trasmissione
tardiva si è verificato proprio a fine mese, gli ultimi corrispettivi,
quelli tardivi, potrebbero non essere ancora stati acquisiti dall'AdE.
La consuegenza è che il commercialista elabora la vostra contabilità senza
i corrispettivi di quel giorno, che invece poi risulteranno a trasmissione
avvenuta all'Agenzia delle Entrate e questo può portare ad un disallineamento
dei dati della vostra contabilità IVA con quanto risulta all'Agenzia
delle Entrate.
E
non è che il vostro commercialista può aspettare tutti i 12 giorni di
tempo per l'invio telematico della chiusura, poi fare la richiesta, poi
attendere altri 5 giorni lavorativi perché l'Agenzia delle Entrate metta a
disposizione il file, il giorno 16 (scadenza per il versamento dell'IVA)
verrebbe superato.
Niente
panico, solamente è importante verificare che le chiusure vengano
puntualmente trasmesse e se ci sono problemi... avvisate il vostro
commercialista.
Un
altro problema che può verificarsi a tutti, anche alle imprese di maggiori
dimensioni con contabilità interna, è la dimenticanza
dell'effettuazione delle chiusure. Può sembrare paradossale, e per
certi versi lo è, ma il nuovo sistema telematico non prevede un
interscambio totalmente automatizzato con un flusso continuo di dati, per
lo meno ove tecnicamente possibile, ma segue sempre il sistema previgente
della chiusura giornaliera. Ne consegue che anche il nuovo sistema
presenta lo stesso identico rischio del precedente, della possibilità di
dimenticare involontariamente di effettuare una chiusura. Lo so, non
dovrebbe succedere. E consiglio sempre di fare molta attenzione per
evitarlo.
Ma
se per caso dovesse malauguratamente succedere? Con i corrispettivi
analogici era più semplice, si divideva l'incasso tra le due giornate, ed
a meno che non intervenisse un controllo in azienda, la questione era più
o meno sistemata. Con i corrispettivi telematici invece ci si trova nella
situazione in cui all'Agenzia delle Entrate risultano i corrispettivi
delle due giornate tutti caricati sul secondo giorno.
E
se i due giorni sono a cavallo del mese, questo significa che i
totali mensili tra la nostra contabilità ed i dati dell'Agenzia delle
Entrate non corrispondono. E poiché i dati della nostra contabilità
vanno nelle LIPE (liquidazioni periodiche IVA) e poi nella dichiarazione
IVA annuale, l'Agenzia delle Entrate si trova un'anomalia, ossia si trova
più corrispettivi in un mese e meno corrispettivi in un altro. Poiché la
gestione di questi dati da parte dell'Agenzia delle Entrate è
automatizzata, ne consegue che il sistema segnala una possibile
evasione di imposta.
Purtroppo
non è attualmente prevista una vera e propria possibilità di correzione di
questo tipo di problemi, ragion per cui è raccomandato prestare la
dovuta attenzione per evitare (a monte) queste problematiche.
L'unica possibilità (a valle) è di scrivere una spiegazione, con
un campo meramente descrittivo, nel portale telematico dell'Agenzia delle
Entrate in corrispondenza del giorno in cui al sistema fiscale sembrano
"mancare" incassi.
Chiaramente
è una possbilità da seguire in casi del genere, ma altrettanto chiaramente
dobbiamo essere consapevoli che un campo descrittivo non viene letto
in maniera automatizzata.
Morale
della favola, è importante impostare il lavoro prestando molta attenzione
a queste possibili dimenticanze, e soprattutto fare attenzione non
doppia, ma quadrupla a fine mese!
Ritornando
ai corrispettivi telematici, come abbiamo visto per i commercialisti,
anche le aziende con contabilità interna possono automatizzare la
registrazione dei corrispettivi grazie alla disponibilità dei
corrispettivi giornalieri in formato XML, che il software gestionale è in
grado di leggere e contabilizzare (per lo meno quelli fatti bene), laddove
come detto questo non avvenga già automaticamente in base alla gestione
vendite.
Tuttavia,
a differenza degli studi dei commercialisti, normalmente l'azienda ha
necessità di contabilizzare quotidianamente i corrispettivi. Per questo
rischia di non essere praticabile lo scarico dei corrispettivi in formato
XML dal portale telematico dell'Agenzia delle Entrate, in quanto possono
trascorrere alcuni giorni tra la richiesta e la disponibilità dei files.
Ecco allora che diventa molto utile potere accedere al servizio di
scarico dei files XML che la maggior parte dei produttori dei
registratori telematici mette gratuitamente a disposizione dei loro
clienti.
Purtroppo
alcuni produttori di registratori telematici non forniscono questo
servizio, si tratta normalmente di marche minori, ed il mio consiglio è di
valutare attentamente questo aspetto quando si decide di acquistare un
nuovo registratore. Personalmente, non acquisterei un registratore
telematico che non consenta dal portale del produttore lo scarico
giornaliero dei files XML.
Un
aspetto molto importante anche per le aziende medio-grandi, che quindi
generalmente hanno una gestione delle vendite al dettaglio ben strutturata
che consente da sempre la contabilizzazione automatizzata dei
corrispettivi, è quella relativa al controllo dei corrispettivi a
posteriori, su base mensile e soprattutto annuale.
I
files XML dei corrispettivi giornalieri, infatti, oltre che per la
contabilizzazione possono consentire anche il controllo delle
registrazioni contabili presenti con quanto risulta all'Agenzia
delle Entrate, sempre naturalmente che il software gestionale supporti
questa funzione.
Questo
controllo permette di evidenziare immediatamente eventuali discrepanze,
magari dovute e trasmissioni tardive delle chiusure o dimenticanze delle
chiusure, in modo da potere regolarizzare eventuali problemi, così
come segnalare la motivazione di eventuali divergenze tramite il campo
descrittivo del portale telematico dell'Agenzia delle Entrate.
Per
quanto riguarda invece la gestione dei pagamenti con moneta
elettronica (POS), va rilevato come la ripartizione dei metodi di
pagamento da parte dei registratori di cassa non sia sempre attendibile, a
volte, soprattutto dove il registratore di cassa non sia integrato con il
software gestionale, è solo la conseguenza di un tasto premuto, e non è
quindi generalmente affidabile per la divisione tra gli incassi in
contante e quelli elettronici.
Per
la gestione automatizzata del POS, così come anche del commercio
elettronico (che ad oggi rimane peraltro esonerato dall'obbligo di
emissione dello scontrino elettronico) è invece molto efficiente la
gestione tramite la contabilizzazione
automatizzata dei movimenti bancari che, se bene impostata,
permette anche di scorporare automaticamente gli importi POS dagli
altri corrispettivi giornalieri.