Articoli di approfondimento
Fisco e contabilità
Una
corretta gestione dei rapporti con i propri consulenti è essenziale per
impostare il lavoro nel modo migliore e non sempre gli imprenditori
utilizzano al meglio i servizi e la competenza dei loro consulenti.
Per
prima cosa è importante che i propri consulenti siano abbastanza flessibili
da adattarsi alla specifica realtà aziendale, senza proporre un modo
di operare standardizzato, perché ogni azienda è diversa ed ha le sue
particolari necessità.
Tattavia
un aspetto sempre fondamentale è anche quello di evitare la
duplicazione del lavoro, ossia quei compiti effettuati, almeno in
parte, parallelamente dall'azienda e dal proprio commercialista
oppure, per quanto riguarda le paghe e la gestione del personale
dipendente, dal
proprio consulente del lavoro.
Partiamo
dalla duplicazione di lavoro tra azienda commercialista, che è una
casistica piuttosto frequente soprattutto nelle piccole aziende
che non tengono internamente la propria contabilità.
Ogni
azienda, per piccola che sia, ha la necessità di tenere il controllo della
propria amministrazione, quindi controllare le fatture ricevute,
tenere monitorati i pagamenti dei clienti, sollecitare gli insoluti,
gestire i pagamenti dei fornitori, controllare i fidi bancari, e
così via.
Nelle
piccole realtà si assiste ad una netta separazione tra la gestione
contabile, normalmente affidata al commercialista, e la gestione
amministrativa, gestita direttamente dall'azienda, a volte con strumenti
anche basiliari come fogli di calcolo, agende e rubriche.
Tuttavia
amministrazione e contabilità ruotano alla fine attorno agli stessi
dati. Le fatture emesse e ricevute ed i pagamenti vengono quindi
registrati sia dal commercialista in contabilità che, allo stesso tempo,
rilevati parallelamente anche dall'azienda.
Questo
è un tipico caso di duplicazione del lavoro, che invece non si verifica
nelle aziende più strutturate con un ufficio amministrativo interno,
che provvede sia alla tenuta della contabilità che alla gestione
dell'amministrazione controllando incassi e pagamenti, fidi bancari,
posizioni insolute e così via.
Come
risolvere allora il problema per le piccole aziende che affidano la tenuta
della contabilità al proprio commercialista?
La
risposta non è semplice. Un tempo era in uso il sistema di permettere
all'azienda di accedere via Internet al sistema gestionale del
commercialista per inserire, magari attraverso interfacce utente
semplificate, i movimenti contabili più ripetitivi, come le fatture di
acquisto, di vendita ed una prima nota dei pagamenti.
In
realtà questo sistema ha sempre accusato dei limiti, l'azienda perdeva
tempo sul software del commercialista, rischiava di commettere errori su
alcune operazioni particolari, e non sempre aveva i dati di gestione in
modo semplice ed immediato.
Oggi
che ormai le
fatture sono elettroniche e quindi tendenzialmente acquisibili
in maniera fortemente automatizzata, questi lavori "di base" in
modalità più o meno manuale sul software del commercialista hanno perso
molto interesse. Le potenzialità che oggi abbiamo di lavorare su files
elettronici, sia per le fatture che per i movimenti
bancari, hanno inevitabilmente cambiato le competenze
necessarie per la loro gestione: occorre meno tempo, perché la macchina
ormai svolge la maggior parte del lavoro, ma chi opera sul sistema
automatizzato deve avere un ottimo livello di competenza nell'ambito
gestionale e fiscale, e deve anche essere in grado di supervisionare
correttamente il lavoro della macchina, oltre a gestire le anomalie.
Al
tempo stesso la possibilità di automatizzare
in maniera notevole le registrazioni contabili rende possibile
ridisegnare in maniera nuova il rapporto tra azienda e commercialista.
Il commercialista dovrebbe quindi avere la capacità tecnica ed informatica
di gestire la contabilità nella maniera più efficiente ed automatizzata:
questo permette anche di potere lavorare in tempo reale o quasi,
ossia tenendo la contabilità sempre "in pari", aggiornata in base
alle esigenze dell'azienda, quotidianamente, bisettimanalmente,
settimanalmente, solo per fare un esempio.
Se
quindi con una gestione tradizionale il commercialista contabilizzava i
documenti per blocchi, generalmente mensili, nel rispetto dei 60 giorni
previsti dalla normativa fiscale, oggi grazie agli strumenti tecnologici
disponibili è possibile un'erogazione di tipo continuativo del servizio.
Tradotto
in parole semplici, se con una gestione tradizionale di studio l'azienda
doveva necessariamente gestire internamente la propria amministrazione, in
quanto i tempi in cui il commercialista rendeva disponibili i dati, pur
nel rispetto della normativa fiscale, erano troppo dilatati per le
esigenze aziendali (serve a poco sapere il mese dopo i pagamenti che
dovevamo fare il mese precedente, o conoscere con un mese di ritardo le
posizioni insolute), oggi è possibile che lo studio del commercialista sia
strutturato per fornire un servizio
che gestisca contemporaneamente amministrazione e contabilità
e quindi renda disponibile uno scadenzario clienti e fornitori
costantemente aggiornato, la situazione degli incassi, il controllo dei
fidi e così via.
A
questo punto l'azienda non ha più necessità di scaricarsi tutti i giorni
gli estratti conto dal Remote Banking, di tenere traccia di tutte le
fatture per controllarne i pagamenti, ha tutti i dati aggiornati
direttamente dal servizio del proprio commercialista, con notevole risparmio
di tempo.
È
vero che un servizio di questo genere costa magari qualcosa di più
rispetto ad una gestione tradizionale che opera per blocchi, ma all'azienda
costa infinitamente di meno considerando tutto il tempo risparmiato.
Non
tutti gli studi dei commercialisti effettuano questo servizio, è vero, ma
sono sempre di più i commercialisti che si confrontano quotidianamente con
la tecnologia e sono quindi in grado di ampliare la propria offerta dei
servizi.