Gestire
i rapporti con il proprio commercialista evitando la duplicazione del
lavoro
Una corretta gestione dei rapporti con i propri consulenti è essenziale per impostare il lavoro nel modo migliore e non sempre gli imprenditori utilizzano al meglio i servizi e la competenza dei loro consulenti.
Per prima cosa è importante che i propri consulenti siano abbastanza flessibili da adattarsi alla specifica realtà aziendale, senza proporre un modo di operare standardizzato, perché ogni azienda è diversa ed ha le sue particolari necessità.
Tattavia un aspetto sempre fondamentale è anche quello di evitare la duplicazione del lavoro, ossia quei compiti effettuati, almeno in parte, parallelamente dall'azienda e dal proprio commercialista oppure, per quanto riguarda le paghe e la gestione del personale dipendente, dal proprio consulente del lavoro.
Partiamo dalla duplicazione di lavoro tra azienda commercialista, che è una casistica piuttosto frequente soprattutto nelle piccole aziende che non tengono internamente la propria contabilità.
Ogni azienda, per piccola che sia, ha la necessità di tenere il controllo della propria amministrazione, quindi controllare le fatture ricevute, tenere monitorati i pagamenti dei clienti, sollecitare gli insoluti, gestire i pagamenti dei fornitori, controllare i fidi bancari, e così via.
Nelle piccole realtà si assiste ad una netta separazione tra la gestione contabile, normalmente affidata al commercialista, e la gestione amministrativa, gestita direttamente dall'azienda, a volte con strumenti anche basiliari come fogli di calcolo, agende e rubriche.
Tuttavia amministrazione e contabilità ruotano alla fine attorno agli stessi dati. Le fatture emesse e ricevute ed i pagamenti vengono quindi registrati sia dal commercialista in contabilità che, allo stesso tempo, rilevati parallelamente anche dall'azienda.
Questo è un tipico caso di duplicazione del lavoro, che invece non si verifica nelle aziende più strutturate con un ufficio amministrativo interno, che provvede sia alla tenuta della contabilità che alla gestione dell'amministrazione controllando incassi e pagamenti, fidi bancari, posizioni insolute e così via.
Come risolvere allora il problema per le piccole aziende che affidano la tenuta della contabilità al proprio commercialista?
La risposta non è semplice. Un tempo era in uso il sistema di permettere all'azienda di accedere via Internet al sistema gestionale del commercialista per inserire, magari attraverso interfacce utente semplificate, i movimenti contabili più ripetitivi, come le fatture di acquisto, di vendita ed una prima nota dei pagamenti.
In realtà questo sistema ha sempre accusato dei limiti, l'azienda perdeva tempo sul software del commercialista, rischiava di commettere errori su alcune operazioni particolari, e non sempre aveva i dati di gestione in modo semplice ed immediato.
Oggi che ormai le fatture sono elettroniche e quindi tendenzialmente acquisibili in maniera fortemente automatizzata, questi lavori "di base" in modalità più o meno manuale sul software del commercialista hanno perso molto interesse. Le potenzialità che oggi abbiamo di lavorare su files elettronici, sia per le fatture che per i movimenti bancari, hanno inevitabilmente cambiato le competenze necessarie per la loro gestione: occorre meno tempo, perché la macchina ormai svolge la maggior parte del lavoro, ma chi opera sul sistema automatizzato deve avere un ottimo livello di competenza nell'ambito gestionale e fiscale, e deve anche essere in grado di supervisionare correttamente il lavoro della macchina, oltre a gestire le anomalie.
Al tempo stesso la possibilità di automatizzare in maniera notevole le registrazioni contabili rende possibile ridisegnare in maniera nuova il rapporto tra azienda e commercialista. Il commercialista dovrebbe quindi avere la capacità tecnica ed informatica di gestire la contabilità nella maniera più efficiente ed automatizzata: questo permette anche di potere lavorare in tempo reale o quasi, ossia tenendo la contabilità sempre "in pari", aggiornata in base alle esigenze dell'azienda, quotidianamente, bisettimanalmente, settimanalmente, solo per fare un esempio.
Se quindi con una gestione tradizionale il commercialista contabilizzava i documenti per blocchi, generalmente mensili, nel rispetto dei 60 giorni previsti dalla normativa fiscale, oggi grazie agli strumenti tecnologici disponibili è possibile un'erogazione di tipo continuativo del servizio.
Tradotto in parole semplici, se con una gestione tradizionale di studio l'azienda doveva necessariamente gestire internamente la propria amministrazione, in quanto i tempi in cui il commercialista rendeva disponibili i dati, pur nel rispetto della normativa fiscale, erano troppo dilatati per le esigenze aziendali (serve a poco sapere il mese dopo i pagamenti che dovevamo fare il mese precedente, o conoscere con un mese di ritardo le posizioni insolute), oggi è possibile che lo studio del commercialista sia strutturato per fornire un servizio che gestisca contemporaneamente amministrazione e contabilità e quindi renda disponibile uno scadenzario clienti e fornitori costantemente aggiornato, la situazione degli incassi, il controllo dei fidi e così via.
A questo punto l'azienda non ha più necessità di scaricarsi tutti i giorni gli estratti conto dal Remote Banking, di tenere traccia di tutte le fatture per controllarne i pagamenti, ha tutti i dati aggiornati direttamente dal servizio del proprio commercialista, con notevole risparmio di tempo.
È vero che un servizio di questo genere costa magari qualcosa di più rispetto ad una gestione tradizionale che opera per blocchi, ma all'azienda costa infinitamente di meno considerando tutto il tempo risparmiato.
Non tutti gli studi dei commercialisti effettuano questo servizio, è vero, ma sono sempre di più i commercialisti che si confrontano quotidianamente con la tecnologia e sono quindi in grado di ampliare la propria offerta dei servizi.